راهنمای کسب کارشناسی ارشد/دکترای مدیریت

مشاوره و ارائه دروس و اطلاعات لازم برای توفیق در کسب مدرک

راهنمای کسب کارشناسی ارشد/دکترای مدیریت

مشاوره و ارائه دروس و اطلاعات لازم برای توفیق در کسب مدرک

سیستم نظام پیشنهادات

مقدمه

فلسفه بنیادی نظام مشارکت بر این اساس است که هر کاری بوسیله انسان انجام می شود هرگز کامل ترین و بهترین شکل خود را ندارد بلکه همیشه این امکان وجود دارد که آن کار با کارائی و اثربخشی بیشتری انجام شود.

بر همین اساس مشارکت کارکنان در هر سازمان با شرکت داوطلبانه افراد در فرآیند تصمیم گیری و تصمیم سازی از طریق ارائه پیشنهادهای مفید و سازنده موجب جلوگیری از تمرکز و انباشتگی کارها خواهد شد و سازمان را از بسیاری فعالیتهای بدون ارزش افزوده در جهت انجام کارهای اساسی آزاد می کند .

هدف اصلی از اجرای این نظام ، ارائه پیشنهادهای مختلف توسط کارکنان در جهت بهبود گردش کارها و فعالیتها می باشد .

نظریه های مربوط به نظام مشارکت / نظام پیشنهادها :

ـ دکتر کاظم فروزنده و علی رضایی : مشارکت ، حرکتی آگاهانه و با مسئولیت است که برای اثبات و امنیت جامعه ضروری است . این حرکت به گونه ای است که شهروندان احساس می کنند تعلق به جامعه داشته و در واقع گرداننده اصلی ، خودشان هستند. در حقیقت مشارکت زمینه ساز توسعه پایدار می باشد .

ـ لی پرستون و جمیزپست : سه انقلاب در تاریخ مدیریت روی داده است ، انقلاب اول در ارتباط با سلسله مراتبی سازمانی و انقلاب دوم در ارتباط با جدایی مالکیت از مدیریت ؛ و مشارکت بعنوان سومین و مهمترین انقلاب در مدیریت مطرح می باشد .

ـ کورت لوین : هرگاه مردم در کارها مشارکت داده شوند ، اندازه مقاومت و ایستادگی آنان در برابر تغییر و تحول ، نوسازی و نوآفرینی کاهش می یابد و راه سازگاری در پیش می گیرند .

ـ ژوزف ام . جوران : همیشه یک راه بهتر برای انجام دادن وجود دارد .

ـ سید مرتضی ناصریان : نظام پیشنهادها ، ابزار مفیدی برای تحول درونی و مستمر ادارات میباشد و باعث مشارکت عمومی کارمندان می شود .

اهداف نظام پیشنهادها :

* فراهم کردن زمینه های دستیابی به اهداف و سیاستهای تعیین شده شرکت

* همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت

* بالا بردن کیفیت محصولات و خدمات

* علاقه مند شدن کارکنان به مطالعه و تحقیق و . . . برقراری ارتباط منطقی ، عاقلانه و صحیح و در نتیجه کاهش اختلافات که اکثراً از کمبود اطلاعات ناشی می شود .

* با کیفیت شدن افکار کارکنان در ابعاد مختلف ، افزایش توانائی ارائه نقطه نظرات و عقاید کارکنان در جلسات

* افزایش بهره وری شرکت در دوره های زمانی معین یعنی رابطه بین مطلوبیتهای حاصل از ستادها و منابع مصرف (داده ها) که بیشتر بصورت کمی قابل لمس می باشد .

* افزایش سهم بازار و قدرت رقابت شرکت و جلب رضایت مشتری

* افزایش بهره وری با ارتقاء کمی و کیفی فعالیتهای شرکت ، بهبود عملیات ، ایمنی ، حفاظت کار ، کاهش ضایعات و هزینه ها و زمان انجام کار

* ایجاد شرایط کاری پویا و سازنده ، تقویت حس مسئولیت و ایجاد انگیزه در کارکنان و بهبود روابط و ارتباطات سازمانی

* پرورش اندیشه ، شکوفا سازی استعدادها ، افزایش توانایی ، کارائی ، قدرت ابتکار کارکنان

* اصلاح روش و رویه های کارها در جهت افزایش و بهبود فعالیتهای مختلف شرکت

ارکان و تشکیلات نظام پیشنهادها :

ساختار نظام پیشنهادها بطور کلی با توجه به مجموعه تشکیل دهنده یک سازمان یا شرکت ایجاد می گردد.

در مجموعه هایی که شامل یک شرکت مادر و شرکتهای تابعه شرکت مادر می باشند بشرح ذیل ایجاد می گردند.

در شرکت مادر "شورای راهبردی" ، " گروه اجرائی نظام پیشنهادها" ، گروههای کارشناسی یا کارشناس" و "دبیرخانه نظام پیشنهادها" ایجاد می گردد.

در شرکتهای تابعه "گروه اجرائی نظام پیشنهادها" ، "هسته های بررسی پیشنهادها" ، "گروههای کارشناسی یا کارشناس" و "دبیرخانه" برای بررسی پیشنهادهای کارکنان در آن شرکت کافی میباشد.

در شرکت مادر شورای راهبردی نظام پیشنهادها از اعضا موظف هیئت مدیره و مدیران ارشد شرکت تشکیل می گردند ، مدیر عامل شرکت مادر مسئول اصلی پیشبرد نظام پیشنهادها در شرکت مادر می باشد.

در شرکتهای فرعی اعضای "گروه اجرایی نظام پیشنهادها" از مدیران بخشهای مختلف شرکت تشکیل می شوند و رئیس گروه اجرائی مدیر عامل شرکت می باشد.

وظایف شورای راهبردی نظام پیشنهادها :

ـ نظارت عالیه بر اجرای نظام بررسی پیشنهادها

ـ ارزیابی عملکرد گروههای اجرایی و دبیر نظام پیشنهادها

ـ تائید و تنفیذ احکام اعضاء گروههای اجرایی و کارشناسی و دبیر نظام پیشنهادها توسط مدیر عامل

ـ سیاستگزاری در زمینه تحقیق و آموزش کارکنان در جهت بهبود فعالیتهای نظام پیشنهادها

ـ تشکیل جلسات دوره ای با گروهای اجرایی جهت تصویت پیشنهادهای مهم

ـ تعیین و تصویت سیاستهای راهبردی نظام پیشنهادها

ـ تخصیص و تصویب بودجه نظام پیشنهادها

گروه اجرایی نظام پیشنهادها :

گروه اجرایی نظام پیشنهادها در شرکت مادر از رؤسای قسمتهای تشکیل دهنده شرکت مادر تشکیل می شوند و رئیس گروه اجرایی با تائید و حکم مدیر عامل شرکت انتخاب می شود.

ساختار تشکیلاتی گروههای اجرایی در شرکتهای تولیدی ، خدماتی ، بازرگانی و مشاوره ای با یکدیگر متفاوت می باشند ، به عنوان مثال گروه اجرایی نظام پیشنهادها در شرکتهای تولیدی از مسئولین ذیل تشکیل می شوند

ـ مدیرعامل یا نماینده تام الاختیار وی

ـ مدیر عملیات تولید

ـ مدیر تعمیرات

ـ مدیر خدمات فنی مهندسی / مدیر برنامه ریزی

ـ مدیر اداری و آموزش

ـ مدیر مالی

ـ مدیر تدارکات و انبارها

ـ دبیر نظام پیشنهادها

کلیه تصمیمات در گروههای اجرایی بایستی با حداکثر آراء یعنی نصف بعلاوه یک نفر از اعضای گروه اجرایی تصویب و تائید گردد .

شرح وظایف گروه اجرایی نظام پیشنهادها :

ـ سازماندهی مکانیزم دریافت ، ثبت ، بررسی و ارزیابی پیشنهادها از طریق دبیرخانه نظام پیشنهادها

ـ اجرای سیاستها و روشهای ترویجی بمنظور اشاعه فرهنگ مشارکت و جلب همکاری کارکنان

ـ تهیه سیاستهای اجرایی آموزش نظام پیشنهادها برای کارکنان

ـ بررسی اولیه پیشنهادهای دریافتی و ارسال آن جهت گروههای کارشناسی با توجه به حوزه دربرگیرنده پیشنهاد و لزوم آن

ـ بررسی نظرات گروههای کارشناسی یا کارشناسان شامل : آثار اجرایی ، سود حاصله ، کاهش هزینه ها ، افزایش درآمد ، بهبود کیفیت

ـ امتیاز بندی پیشنهادها در صورت قابل قبول بودن و پیشنهاد پرداخت پاداش به پیشنهاد دهندگان

ـ تعیین مجریان پیشنهادهای تصویب شده

ـ توصیه های لازم جهت ارائه پیشنهاد به کارکنان

ـ تعیین پاداش ویژه برای پیشنهادهای تصویب شده و اجرا شده که باعث صرفه اقتصادی قابل توجه شده است

ـ معرفی بهترین پیشنهاددهنگان ، کارشناسان و مجریان در فواصل زمانی مختلف

ـ نظارت و پیگیری بر روند اجرای پیشنهادهای در حال اجرا ، ارزیابی نتایج حاصله و ارائه گزارشات دوره ای

ـ رسیدگی به اعتراضات در رابطه با ارزیابی پیشنهادها

ـ تشکیل و تائید گروههای کارشناسی ، تعیین حدود وظایف و اختیارات و نظارت بر عملکرد آنها

ـ راهنمایی و کمک به پیشنهاددهندگان

هسته های اجرایی بررسی پیشنهادها :

در شرکت های بزرگ اعضاء تشکیل دهنده کمیته بررسی پیشنهادها از مدیران میانی شرکت میباشند که هر یک از آنها مسئولیتهای مهمی را در شرکت مادر بعهده داشته و با توجه به اطلاعات مفیدی که از حوزه خود دارند در این کمیته عضو می شوند و دائماً در جلسات بررسی پیشنهادها شرکت می نمایند . در نهایت پس از بررسی و غربال پیشنهادها نتایج پیشنهادهای مؤثر و قابل اجرا به شورای راهبردی این نظام ارسال می گردد . هر شرکتی با توجه به ساختار سازمانی خود افراد متخصص کمیته ها و هسته های اجرایی بررسی نظام پیشنهادها را تعیین مینمایند .

نقش دبیر نظام پیشنهادها در استقرار و اجرای نظام پیشنهادها :

آشنایی دبیر با شیوه تصمیم گیری و اولویتهای مدیران ارشد از طرفی و همچنین آشنایی دبیر نظام با مسائل عمومی سازمان به اصلاح و هوشمند شدن پیشنهاد کمک شایانی خواهد نمود .

ناچیز شمردن پیشنهاد هرچند که کوچک و و کم اثر باشد ، مهلک ترین سم سیستم است و از همه گیر و مردمی شدن نظام پیشنهادها جلوگیری خواهد نمود . نقش دبیر اجرایی نظام پیشنهادها به شرح ذیل میباشد :

ـ نقش راهنمایی پیشنهاد دهندگان برای ارائه پیشنهادهای کامل ، کیفی و قابل اجرا

ـ نقش شناسایی افراد موافق ، مخالف و بی تفاوت ( بخصوص مدیران میانی و سرپرستان ) ، برخورد مناسب با آنها از طریق مدیریت ارشد سازمان

ـ ترغیب کارکنان به ارائه پیشنهاد

ـ نقش حمایتی و تقویتی در جهت تصویب پیشنهادها در جلسات کمیته های بررسی کننده

ـ نقش سرعت بخشیدن در اجرای مراحل پیشنهاد و پیگیری مستمر در رفع مشکلات اجرایی با کمک مدیریت

ـ نقش تبلیغات و اطلاع رسانی به کارکنان

ـ نقش انعکاس نظرات کارکنان به مدیریت ارشد سازمان و اعضاء کمیته های تصمیم گیری

ـ نقش ثبت و ضبط سوابق پیشنهادها و پیشنهاد دهندگان

ـ نقش دبیر همایش ها و گردهمائی های اجرای نظام پیشنهادها

تشکیل جلسات بررسی پیشنهادها :

با توجه به تعداد پیشنهادهای دریافتی و همچنین تعداد کارکنان شرکت ، تواتر جلسات بایستی طوری تنظیم گردد که خللی در پیشرفت نظام پیشنهادها ایجاد نگردد .

حضور مدیرعامل شرکت در جلسات بررسی پیشنهادها موجب افزایش انگیزه اعضاء تشکیل دهنده گروههای بررسی پیشنهادها و کارکنان خواهد شد و همچنین این امر موجب سرعت در تصمیم گیری برای پیشنهادهای مناسب تصویب شده می گردد .

فرآیند کارشناسی بررسی پیشنهادها توسط کارشناسان :

چنانچه دبیر نظام از تخصص لازم برخوردار باشد پس از دریافت پیشنهاد برای کارشناسی به کارشناسان مربوطه ارسال می نماید .

معمولاً پیشنهاد دهندگان انتظار دارند پیشنهادهای آنها برای کارشناسی به افرادی ارسال شود که حداقل از نظر مدرک تحصیلی و کارشناسی بالاتر از پیشنهاد دهنده باشند در غیر اینصورت در اثر عدم بررسی کامل ، پیشنهاد دهنده انگیزه خود را از دست خواهد داد چنانچه در این مواقع کارشناس ورزیده در شرکت وجود نداشته باشد ، بهتر است این پیشنهاد به شرکتهای مشاور خارج از سازمان جهت کارشناسی ارسال گردد .

یکی از مواردی که بین پیشنهاد دهنده و کارشناس اختلاف بروز می نماید در ارتباط با محاسبات اقتصادی پیشنهاد ارائه شده است . در این رابطه مدیریت سازمان با توجه به فعالیت های آن سازمان بایستی آئین نامه خاصی را تهیه و تدوین نماید که محاسبات اقتصادی هر پروژه بر طبق روش معینی انجام شود لذا براحتی می توان با عنایت به موثر بودن اجرای هر پیشنهاد از این روش مدون و استاندارد شده استفاده گردد و سلیقه های شخصی در محاسبات کنار گذاشته می شوند و اختلافات ایجاد شده در حل مسایل بین دبیرخانه ، پیشنهاد دهنده و کارشناس به حداقل ممکن خواهد رسید .

مساله مهم دیگری که موجب علاقه مندی کارشناسان یک سازمان جهت بررسی پیشنهادهای کارکنان خواهد شد تدوین آئین نامه خاصی توسط مدیریت بمنظور افزایش انگیزه کارشناسان بصورت پاداش و یا حق الزحمه ساعتی است .

محورهای اصلی پیشنهاد :

معمولاً پیشنهادها در محدوده محورهای زیر از طرف کارکنان به دبیرخانه تسلیم می گردد .

ـ بهبود روابط انسانی

ـ بهبود کیفیت محصولات و خدمات

ـ ابداعات و تغییرات بنیادی

ـ تسهیل در کار

ـ صرفه جویی در هزینه ها و کاهش قیمت تمام شده و یا افزایش سودآوری

ـ افزایش حسن شهرت و سهم شرکت در بازار

روش ارزیابی پیشنهادها در گروه اجرایی :

چنانچه درصدی از افزایش بهره وری که در سازمان رخ داده است به کارکنانی که موجب این افزایش شده اند تعلق گیرد موجب علاقه مندی کارکنان بمنظور مشارکت بیشتر در بهبود روند فعالیتهای شرکت خواهد شد و در اصل تعلق خاطر کارکنان به شرکت افزایش می یابد .

مهم ترین بخش دستورالعمل نظام پیشنهادها مربوط به انتخاب معیارهای ارزیابی هر پیشنهاد میباشد که دارای خصوصیات کلی زیر باشند

ـ معیارهای انتخابی از جامعیت لازم برخوردار باشد و سعی شود دربرگیرنده فعالیتهای اصلی شرکت باشد

ـ روش محاسبه پاداش به پیشنهاد دهندگان ساده باشد زیرا اگر پیچیده در نظر گرفته شود موجب ابهامات مختلف برای پیشنهاد دهندگان و همچنین گروه ارزیابی کننده پیشنهاد می گردد

معیارهای ارزیابی در اکثر شرکتها و سازمانها :

1 ـ صرفه اقتصادی (کاهش هزینه یا افزایش سودآوری)

2 ـ کیفیت یا کمیت کار یا تولید

3 ـ رضایت مشتری با دیدگاه "مدیریت کیفیت جامع TQM"

4 ـ بهبود روابط انسانی و شرایط کار

5 ـ کارگروهی

6 ـ ارتباط با وظایف شغلی

7 ـ کامل بودن پیشنهاد

پاداش ویژه :

در برخی از شرکتها علاوه بر پاداش معمولی که طبق جدول قبل محاسبه و به پیشنهاد دهندگان پرداخت می گردد به پیشنهادهائیکه صرفه اقتصادی برای شرکت ایجاد نماید در صدی از آنرا به پیشنهاددهندگان نیز پرداخت می گردد . شایان ذکر است برای پرداخت پاداش ویژه ، سقفی از صرفه اقتصادی پیشنهادهای اجرا شده را در نظر می گیرند .

علت انتخاب سقف صرفه اقتصادی بر این اساس می باشد که کارکنان به جهت دریافت پاداش بیشتر سعی نمایند پیشنهادهایی به دبیرخانه نظام پیشنهادهای شرکت ارائه دهند که برای شرکت سودآوری بیشتری داشته باشد .

ضمناً پرداخت پاداش ویژه زمانی به پیشنهاد دهنده پرداخت می شود که پیشنهاد مزبور اجرا گردد و نتایج آن صحت محاسبات برآوردی را نشان دهد .

مدیریت هر شرکتی با توجه به محدوده فعالیت خود ضرایب اقتصادی برای پرداخت پاداش ویژه را هر گونه که خود صلاح بدانند تعیین می نمایند .

روش تهیه گزارش عملکرد نظام پیشنهادها (پیشرفت نظام پیشنهادها) در هر شرکت :

یکی از موضوعات مهم در بهبود و توسعه نظام پیشنهادها در شرکتی ، تهیه گزارشاتی در فواصل زمانی معین و برنامه ریزی شده جهت ارائه آن به مدیریتها و اعضاء گروههای درگیر این نظام میباشد .

توصیه می گردد این گزارشات به دو صورت زیر تهیه شوند :

1 ـ گزارشات عادی :

· تعداد کارکنان

· تعداد افراد پیشنهاد دهنده

· تعداد پیشنهادهای فردی

· تعداد پیشنهادهای گروهی

· تعداد جلسات برگزار شده بررسی پیشنهادها

· تعداد پیشنهادهای قبول نشده در گروههای بررسی پیشنهادها

· تعداد پیشنهادهای تصویب شده

· تعداد پیشنهادهای اجرا شده

· برآورد حاصل از صرفه اقتصادی پیشنهادهای تصویب شده

· صرفه اقتصادی حاصل از پیشنهادهای اجرا شده

· پاداش پرداختی به پیشنهاددهندگان

· حق الزحمه گروههای کارشناسی و مجریان طرحها

2 ـ گزارشات تحلیلی

· براساس مدارک تحصیلی پیشنهاددهندگان

· براساس سن پیشنهاددهندگان

· براساس سوابق کار پیشنهاددهندگان

· زمینه های پیشنهادهای ارائه شده از نقطه نظر کیفی و کمی و ارتباط آنها با تخصصهای موجود در شرکت

· تعداد پیشنهادهای گروهی در مقابل پیشنهادهای فردی ، هرچه پیشنهادهای گروهی بیشتر داده شود نشان دهنده این است که در این شرکت همکاری و همدلی بین کارکنان و مدیریت توسعه و پیشرفت نموده است که این امر از اهداف اصلی پیاده سازی نظام پیشنهادها می باشد .

نتایج حاصل از اجرای نظام پیشنهادها :

1 ـ علاقه مندی کارکنان به مطالعه و تحقیق و . . . و برقراری ارتباط منطقی ، عاقلانه و صحیح و در نتیجه کاهش اختلافات که اکثراً ناشی از کمبود اطلاعات می باشد

2 ـ با کیفیت شدن افکار کارکنان در ابعاد مختلف ، بعنوان مثال : توانایی کارکنان در اثر اجرای نظام پیشنهادها افزایش یافته بطوریکه این امر منجر به این خواهد شد که آنان در جلسات مختلف فنی و غیرفنی با روش اصولی و منطقی در مقام دفاع از نظرات خود باشند .

3 ـ افزایش خلاقیت و نوآوری کارکنان

4 ـ زایش تعلق خاطر کارکنان به سازمان

5 ـ افزایش ارزش افزوده سازمان

6 ـ افزایش روحیه تعاون و همکاری در کارکنان

7 ـ افزایش سودآوری یا کاهش هزینه در شرکت

8 ـ آمادگی سازمان برای استقرار نظامهای نوین مدیریت مانند EFQM یا TQM

9 ـ رفع بدبینی ها و سوءظن ها از محیط کار

10 ـ افزایش وجدان کاری افراد

11 ـ افزایش تعهد کارکنان به کار در شرکت

12 ـ تقویت دید و تفکر سیستمی کارکنان

13 ـ مهیا شدن زمینه برای مهندسی مجدد و یا مهندسی ارزش و تحول سازمانی

موانع مشارکت کارکنان در نظام پیشنهادها :