توسعه سازمانی ومراحل آن وفناوری سازمانی

تعاریف توسعه سازمانی

توسعه سازمانی عبارتست از تلاشی برنامه‌ریزی شده، در سطح کل سازمان و مدیریت شده از بالا برای افزایش اثربخشی و سلامت سازمان از طریق دخالت‌های برنامه‌ریزی شده در فرایندهای سازمان با استفاده از دانش علوم رفتاری.

توسعه سازمانی عبارت از کاربرد سیستمی دانش علوم رفتاری، برای توسعه برنامه‌ریزی شده و تقویت و تأکید بر استراتژی‌ها، ساختارها و فرآیندهای سازمانی برای بهبود اثربخشی سازمان است.

طبق نظریه  ریچارد بکهارد توسعه سازمانی تلاشی است برنامه‌ریزی شده، در کل سازمان، هدایت شده از طرف مدیریت رده عالی سازمان برای اثربخشی و سلامت سازمان از طریق مداخلات طرح‌ریزی شده در فرآیندهای سازمانی با استفاده از دانش علوم رفتاری.

دکتر مارگ یانکر:توسعه سازمانی یک  علم رفتاری کاربردی است که بر سازمان به عنوان یک سیستم تمرکز دارد.

استراتژی توسعه سازمانی

استراتژی توسعه ی سازمانی به برنامه ریزی و اجرای برنامه هایی مربوط می شود که برای «افزایش اثربخشی عملکرد سازمان» طراحی می شود. این استراتژی شامل استراتژی هایی برای طراحی فرآیندهای سازمانی و برنامه های توسعه ی سازمانی جهت تغییر شکل سازمانی و مدیریت گذر از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب است.

استراتژی های توسعه ی سازمانی با فرآیندها، ساختار و سیستم ها سروکار دارند. این استراتژی ها به نحوه ی انجام کارها و نوع کارهایی که باید انجام شوند می پردازند. به این ترتیب در طراحی استراتژی های توسعه ی سازمانی دست کم باید دست به طراحی و تدوین سه استراتژی زیر زد: استراتژی افزایش اثربخشی سازمان، استراتژی بهبود فرآیندهای سازمان و استراتژی تحول سازمان.

در تحول سازمانی توسط محققی به نام «بکهارد» چهار نوع استراتژی شناسایی و معرفی شده است. او در زمینه ی مدیریت تغییر جزو پژوهشگران پرآوازه بود.

ـ تغییر در آنچه سازمان را به حرکت در می آورد. مثلا تغییر دیدگاه از تولید محوری به بازار محوری.

ـ تغییر بنیادی در روابط میان بخش های سازمان. مثلا تمرکز زدایی.

ـ تغییر اساسی در روش های انجام کار. مثلا معرفی تکنولوژی های جدید نظیر تولید یکپارچه ی مکانیزه.

ـ تغییر فرهنگی در هنجارها و ارزش ها. مثلا تشویق فرهنگ مشتری محور.

توسعه سازمانی یک  علم رفتاری کاربردی است که در میان موضوعات دیگر  به موارد زیر توجه دارد:

1.سلامت سازمان

2.اثر بخشی سازمان

3.ظرفیت سازمان برای حل مسئله

4.توانایی سازمان برای انطباق،تغییر یا خود سازی دوباره

5.توانایی سازمان برای ساختن زندگی با کیفیت بالا جهت کارکنان

الگوهای رایج بهبود سازمانی(OD)

براساس رویکرد رفتاری،الگوهای عمومی ورایج زیادی برای بهبود یا توسعه سازمانی(OD)وجود دارد.

بهبود سازمانی به عنوان یک روش خاص وجامع تحول سازمانی برنامه ریزی شده ،شناخته شده است.این روش بویژه به مفهوم بهبود مستمر که بخشی از مدیریت کیفیت فراگیر وسازمانهای یادگیرنده است،سازگاری نزدیکی دارد.بهبود سازمانی عبارت از کاربرد دانش مربوط به علوم رفتاری در یک تلاش سیستماتیک وپر دامنه برای بهبود اثر بخشی سازمانی می باشد.به عبارتی دیگر بهبود سازمانی،فرآیند سازمانی است که بااستفاده از فرآیندها ،نگرش ها،روش هاوفنون کاربردی به منظور افزایش عملکرد،به دقت برنامه ریزی واجرا می شود.

براین اساس الگوی رایج بهبود سازمانی را به سه سطح فردی،گروهی وسازمانی تقسیم کرد.اول،الگوهایی که برای بهبود اثر بخشی فردی طراحی شدند.دوم،الگوهایی که برای بهبود اثر بخشی گروهی طراحی شده اند،سوم،الگوهایی که برای بهبود اثر بخشی در سطح سازمان طراحی شده اند،به این الگوها اشاره می شود.

الف:الگوهای اثر بخشی در سطح بهبود فردی:

1.آموزش حساسیت:جلسات گروهی بی ساختار است که شرکت کنندگان در آن مهارت های میان فردی وافزایش حساسیت خود به سایر اشخاص را می آموزند.

2.آموزش مدیریت:فرصت های آموزشی ساختار داده شده ای برای توسعه مهارتهاوقابلیت های مهم مدیریتی می باشد.

3.مذاکره در باره نقش:تعامل ساختارمند،به منظور روشن کردن مذاکره در مورد انتظارات نقش در میان افرادی که با هم کار میکنند.

4.طراحی مجدد شغل:متوازن ساختن افراد با فعالیتها،به نحوی که مشاغل با نیازها وقابلیت های فردی تناسب داشتته باشند.

5.برنامه ریزی مسیر شغلی:جلسات بحث وتوصیه های ساختار داده شده ای است که برای کمک به افراد به منظور اینکه مسیر شغلی وبرنامه های رشد فردی را طرح ریزی کند.

ب:الگوهای بهبود اثر بخشی در سطح گروه یا تیم:

1.تیم سازی:تجربه های بهبود روابط میان فردی وبهتر انجام دادن وظایف تیمی.

2.مشاوره فرآیندی:مشاهده فرد ثالث از فرآیند های مهم گروه (مانند ارتباطات،تعارض وتصمیم گیری)وتوصیه برای چگونگی بهبود این فرآیندها

3.تیم سازی میان گروهی:تجربه های ساختار داده شده ای برای کمک به دو یاچند گروه در تعیین اهداف مشترک،بهبود روابط میان گروهی،هماهنگی بهتر وحمایت متقابل

ج:الگوهای بهبود اثربخشی در سطح سازمان:

1.بازخور کردن تحقیق ویررسی:جمع آوری سیستماتیک وجامع اطلاعات برای شناخت طرز تلقی ها ونیازها،تجزیه وتحلیل نتایج وطرح ریزی برای اقدامات سازنده.

2.جلسات رویارویی:جلسات ساختار داده شده،فشرده یک روزه ،متشکل از اعضای قسمت های مختلف سازمان،برای جمع آوری اطلاعات در مورد مسائل محل کار،تجزیه وتحلیل نتایج وطرح ریزی برای اقدامات سازند.

3.مدیریت بر مبنای هدف:ایجاد چهار چوب رسمی مدیریت بر مبنای هدف در سراسر زمان،به طوری که هدف های دوایر وسازمان به طور واضح با سایر مقاصد با یکدیگر با یکدیگر مرتبط شوند.

عامل تغییر:

عامل تغییر،مسئول انجام تغییر در سازمان است.که می تواند یک کارمند،مدیر،یا یک گروه یا تیم در داخل سازمان ویک فرد یا گروه یا تیم در خارج از سازمان باشد.در مجموع مدیران ارشد سازمانی مسئولیت تغییر را به عهده دارند،به طور کلی پنج هدف اصلی تغییر یا انواع تغییر شامل:ساختار،افراد،تکنولوژی،فرهنگ سازمانی ووظایف وشرایط کار می باشد که این عوامل با یکدیگر ارتباط دارند.و عامل تغییر با استفاده از فرآیند های تغییر وروش های اجرایی تغییر می تواند تغییر را به اجرا درآورد.

همان طور که در شکل ملاحظه می شود،نیروی شروع کننده تغییرسبب می شودکه عامل یا مسئول انجام تغییر در صدد انجام انواع تغییر برآیند.بر این اساس،ممکن است اهداف تغییر،ساختار،افراد،تکنولوژی،فرهنگ سازمانی،وظایف وشرایط کار یا عامل دیگر باشد.البته هر گونه تغییر در هر یک از عوامل،مستلزم تغییر در دیگر عوامل می باشد.

همچنین پس از مشخص شدن اهداف تغییر،فرآیند وروش های اجرایی تغییر مطرح می شود.به طور معمول فرآیند تغییر شامل:شکستن عادتها(خروج از انجماد)تغییر وتثبیت(انجماد مجدد)می باشد.وروش های اجرایی تغییر شامل:روش های عمومی،مشارکتی وفردی براساس الگوی موجود تغییر وتحول صورت میگیرد.

موانع تغییر وروش های غلبه برآن:

همان طوری که گفته شد،برای تغییر در سازمان باید همواره از مرحله خروج انجماد،وشکستن عادتها وروش های قبلی ،از طریق مکالمه،گفتگو،وروش های دیگر عبورکرده وبه تغییر دست یافته وسپس آن را تثبیت(انجماد مجدد)نمود.با این توصیف وبیان الگوهای متعدد تغییر وتحول سازمانی وبا توجه به اینکه باید در هر مرحله باید در هر مرحله خروج از انجماد،تغییر وانجماد مجدد صورت گیرد،این مراحل همواره با موانع مقاومتهای فردی،سازمانی واجتماعی روبرو می شود،که نیازاست،روش های موثری را بر رفع موانع ومقاومتها وایجاد تغییربکار گرفت.در این راستا،بطور خلاصه موانع وروشهای مقابله با موانع برای ایجاد تغییر در جدول زیر ارائه میشود.

موانع ومقاومتهای تغییر

روش ها برای رفع موانع ومقاومتها برای ایجاد تغییر

1-فردی: ·         فقدان اعتماد به دیگران ·         عدم نیازبرای یادگیری مجدد ·         ترس از دست دادن مقام ·         نیاز به امنیت وحفظ موقعیت خاص ·         نگرانی های اقتصادی ·         نگرانی از عدم توانایی در فراگیری ·         عادت وصرف انرژی زیاد برای تطبیق 2.سازمانی: ·         توجه بیش از حد به هزینه ها ·         ناتوانی در شناخت مزایای تغییر ·         هنجار های گروهی ·         فقدان همکاری وهماهنگی موثر ·         فشار ارزشهای گروهی ·         وجود سیستمهای ناسازگار ·         تهدید متخصصان 3.اجتماعی: ·         وجود فرهنگ ایستا ·         پذیرانبودن فکر وایده های جدیددر محیط های   سیاسی،اقتصادی،اجتماعی وفرهنگی ·         ارزش گروه فشار ·         محدودیت های غیر قابل کنترل

·         آموزش وارتباطات موثر:یاد گیری با استفاده روش های یاددهی ویادگیری وبازخور کردن کارها،خوب گوش کردن،خوب تمرین کردن،سوال کردن،تمرین انتقادپذیری،یادداشت برداری و نیازهای اطلاعات باید تقویت شود. ·         فراهم کردن منابع مورد نیاز:منابع مادی وشرایط محیطی برای تغییر فراهم شود. ·         مشارکتی کردن امور:رفتارهای مشارکتی همراه با تفویض اختیارتقویت شود. ·         همزمان کردن تغییر از درون وبرون:همراه با تغییر شرایط کار،قوانین،تکنولوژیدانش،باور،وارزش های افراد را هم تغییر دهید. ·         مرتبط کردن پاداش با اهداف تغییر:ابداعات واختراعات وبه کارگیری نظرات خوب ودادن پاداش مناسب به آنها بایستی تشویق شوند. ·         تشکیل تیم های ویژه:از طریق مذاکره وقرارداد،تیم های موثر در راستای اجرای اهداف شکل دهد. ·         فرهنگ مداری تشویق:چون انسان اساس تغییر است،باید در باورها وارزش گذاری ها تغییر ایجاد شود. ·         توجه به نیاز های تغییر:پی بردن به نیاز های تغییر:پی بردن به نیاز های واقعی برای ایجادتغییر به طوری که تغییر برای افراد مهم باشد وبخواهند تغییر کنند. ·         رهبری تحول گرا:رهبری که بطور شفاف وشنوا عمل کند،یعنی در عمل به حرف های دیگران توجه کند وبتواندآرمانهای خود راجامه عمل بپوشاند.

دلیل نیاز به استخدام مشاور توسعه سازمانی:

در همه موارد باید یک فرد ماهر جهت انجام روش های توسعه سازمانی ویا دیگر ابزار مورد استفاده در این راه را داشته باشید.آنها ممکن است ساده کار کنند اما بایستی بسیار زیرک ویک مصاحبه گر ماهر باشند.تسهیل وتوسعه از ابزار مورد نیاز این اقدامات است.سرانجام(تشخیص اینکه در حال حاضر شکاف سازمان کجاست واینکه سازمان بایستی در کجا باشد)باید در دستان کسی باشد که متخصص این کار است.

مراحل توسعه سازمانی

1. تشخیص اولیه :

اگر مدیران اجرایی درک کنند که یک بی مبالاتی ومشکل در درون سازمان وجود دارد،که می تواندبا فعالیت های توسعه سازمانی اصلاح شود،خیلی مهم است که افرادی شایسته وحرفه ای درون سازمان فعالیت های توسعه سازمانی را طرح ریزی واجرا کنند. اگر افراد صالح در درون سازمان ها در دسترس نیست ، فعالیت ها  به شکل خدماتی صورت میگیرد. مشاوران روش های مختلف از جمله مصاحبه ها ، پرسشنامه ، مشاهده مستقیم ، تجزیه و تحلیل اسناد و گزارش را برای تشخیص مشکل اتخاذ می کنند.

2. جمع آوری داده ها :

برای جمع آوری داده ها و اطلاعات برای تعیین جوسازمانی و شناسایی مشکلات رفتاری انواع روش پژوهش مورد استفاده قرار می گیرد.

3. بازخورد داده و رویارویی :

اطلاعات جمع آوری شده آنالیز می شودوتوسط گروه های کاری مختلف تشکیل شده در راستای این هدف، به منظور میانجیگری در زمینه های مخالفت و یا رویارویی با ایده ها یا نظرات جهت پایداری اولویت ها بازنگری می شود.

4.. انتخاب و طراحی مداخلات :

مداخلات فعالیتهای برنامه ریزی شده است که به سیستم برای انجام تغییرات و پیشرفت های مورد نظر معرفی شده است. در این مرحله،مداخلات مناسب،انتخاب و طراحی شده است.

5. اجرای مداخله :

مداخله انتخاب شده باید اجرا شود. مداخله ممکن است به صورت کارگاه های آموزشی ، بازخورد داده ها به شرکت کنندگان ، بحث های گروهی ، تمرین های نوشته شده ،فعالیت های درون گروهی ، طراحی مجدد سیستم کنترل و غیره اجرا شود.مداخلات اجرا شده،به طور پیوسته،به عنوان کوتاه ترین وسریع ترین راه این روند نمی باشد. اما رسیدن به تغییر واقعی و ماندگار در نگرش و رفتار کارکنان مورد نظر است.

6. برنامه ریزی اقدام و حل مسئله :

گروه توصیه ها و اقدامات خاص در برنامه ریزی برای حل مشکلات خاص شناسایی شده را با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده،آماده می کند.

7. ساختمان تیم :

مشاوران کارکنان را در سراسر فرآیند،جهت تشکیل گروه ها وتیم ها،بوسیله تبیین مزایای استفاده ازتیم ها در فرآیند توسعه سازمانی،با ترتیب دادن جلسات مشترک مدیران با زیر دستان ودیگر افراد تشویق می کنند.  

8.توسعه درون گروهی:

مشاوران جلسات و تعاملات داخل گروه را پس از تشکیل تیم یا گروه،حمایت وتشویق می کنند.

سازمان در نهایت برنامه توسعه سازمانی را ارزیابی می کند.وبرنامه های بیشتری را برای اصلاح انحرافات وبهبود نتایج ارائه میدهد.مشاوران در این رابطه به سازمان کمک میکنند.تمام مراحل در فرآیند توسعه سازمانی بایستی به منظور استخراج طیف گسترده ای از مزایای توسعه سازمان،توسط سازمان پیگیری ودنبال گردد.

ویژگی های توسعه سازمانی:

1.       بر فرهنگ و فرآیندها متمرکز است.

2.       همکاری مبتنی بر اعتماد متقابل بین سطوح بالا و پائین حاکم است.

3.       جایگاه مهم تیم ها در انجام وظایف مشخص است.

4.       بیشتر بر جنبه های انسانی و اجتماعی متمرکز است و سپس بر ساختار و تکنولوژی.

5.       تأکید بر مشارکت و درگیری افراد در حل مسائل و تصمیم گیری است.

6.       متمرکز بر تغییر سیستم جامع است ( سازمانهای پیچیده(

7.       نقش تسهیل کننده و همکاری بر اساس اعتماد متقابل را دارد.

8.       فرآیندهای پویا  در یک محیط دائما در حال تغییر است.

9.       نظریه تکاملی اصلاح فرد و سازمان(برد-برد) است.

10.    جایگاه ارزشها پیش فرض ها و باورها در تحول سازمانی مشهود است.

فاکتور های موفقیت توسعه سازمانی:

1.عملکرد سیستماتیک جهت شناخت مشکلات،پیداکردن راه حل،واجرای راه حل ها.

2.مشارکت کارکنان

3.بهنگام بودن

4.دخالت(مشارکت)مدیران بالاتر

5.آمادگی سازمان برای تغییرات.

مشکلات پیش روی بدست آوردن موفقیت در توسعه سازمانی:

استراتژی توسعه سازمانی در دخالت در فعالیت های جاری سازمان به منظور تسهیل فرآیند ها،جهت بهبود اثربخشی،اغلب اختلالات زیر را در میان دیگران در سازمان بوجود می آورد:

1.اعتماد درون سازمان(بین فردی،در میان گروه،ودربالا وپائین سلسله مراتب سازمان )

2.روش های برخورد بامشکلات وتعارض ها

3.فرآیند تصمیم گیری(چگونه وتوسط چه کسی،کارکنان توانا وتوانمند،بالا ویا پائین)

4.مالکیت اهداف سازمانی(همه،بالایی ها،یک گروه خاص و....)

5.روابط(وابسته،مستقل،رقابتی،تعاونی)

6.رهبری(مکمل،سبک و.....) مزایا ومحدودیت های تغییر وتحول سازمانی:

ایجاد تغییر وتحول در سازمان،در راستای اهداف تعیین شده،دارای مزایای فراوانی می باشدو بدون آن مزایا،اصلا تغییر ارزشی ندارد.از طرفی تغییر محدودیت هایی را هم در بر دارد که در اینجا به مزایا ومحدودیت ها،اشاره می شود.

v     مزایای OD.تحول سازمانی مزایای زیادی در بر دارد که ازآن جمله عبارتند از:

·         _ تغییردر سراسرسازمان                                             _ حل بهتر تعارض

·         _ ایجاد انگیزه                                                           _ تعهد برای اجرای اهداف

·         _ افزایش بهره وری                                                  _ افزایش موفقیت برای تغییر

·         _ کیفیت بهتر کار                                                      _ کاهش غیبت

·         _ افزایش رضایتمندی شغلی                                     _ کاهش جابجایی

·         _ بهبود تیم های کاری                                              _ ایجاد یادگیری در افراد و گروه ها

v     محدودیت هایOD برای اجرای هر تغییر محدودیت های احتمالی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از :

·         _ نیاز به زمان برای انجام تغییر                                   _ تعارض بالقوه

·         _ افزایش هزینه ها برای تغییر                                     _ تاکیدبرفرآیندهای گروهی به جای تاکید بر عملکرد

·         _ پرداخت پاداش بیشتر                                             _ ابهام ادراکی ممکن

·         _ شکست و عدم موفقیت احتمالی                           _ مشکل در ارزیابی تغییر

·         _ تنش های روانی ممکن                                          _ تعارض فرهنگی

البته این محدودیت ها بستگی به نوع برنامه تغییر دارد.هر چه برنامه های OD پیچیده تر باشد مشکلات ومحدودیت های برای انجام تغییر بیشتر است.همچنین مزیت ها هم بستگی به سطح ونوع برنامه های تغییر دارد.وبطور خاص نمی توان گفت که همه برنامه های تغییر دارای این مزایا ومحدودیتها می باشند.

برای ارزیابی موفقیت تغییر سازمانی،دو روش رسمی وغیر رسمی وجود دارد. ومدیران وکارکنان می توانند از طریق آن ،اثربخشی تغییر راتعیین کنند.اغلب برای ارزیابی،میزان نتایج وپیامدهارابا اهداف موردانتظارخود،به عنوان یک معیارارزیابی درنظرمی گیرند.

به طور معمول ارزیابی تغییردر چهار سطح اثر بخشی،یادگیری،رفتاری وعملکردی انجام میگیرد.

·         اثر بخشی:تغییر به نگرش های مشارکت افراد به دخالت در امر تصمیم گیری تمرکز دارد و تغییر در نگرش کمک می کند که اعضای سازمان دخالت مفید وموثری در امور سازمان داشته باشد.

·         یادگیری:این امر به دانش وراه حل های جدید عمل اقدامات ومهارت های جدید تمرکز دارد و اینکه آیا تغییر منجر به افزایش مهارت ها ودانش های آنان شده است؟

·         تغییر رفتاری:این موضوع به تغییر  رفتار تمرکز دارد واینکه آیا تغییر نگرش ودانش منجر به تغییر در رفتار شده است و آیا کارکنان در انجام امور رفتار جدیدی را از خود بروز می دهند؟

·         تغییر عملکردی:این امر به اندازه گیری اهداف سازمانی تمرکز دارد واینکه آیا سطح بهره وری،کیفیت،حجم فروش ومقدار سود افزایش یافت وآیا غیبت یا جابجایی کاهش یافت؟

فناوری سازمانی

مقدمه:

طی سالیان متمادی، فناوری تاثیر بسیار شگرفی بر توسعه روابط انسانی و پیشرفت تمدن بشری گذاشته است. امروزه دیگر فناوری به تمامی ابعاد زندگی بشری وارد شده و تحولات چشمگیری که همه روزه در آن صورت می پذیرد، زندگی انسانها را بیش از پیش تحت تاثیر خود قرار داده است. از این رو، موفقیت دولتها، صنایع مختلف، شرکتهای خصوصی و دولتی و تک تک افراد یک جامعه، به چگونگی بهره برداری و استفاده از فناوری وابسته شده است. از آنجا که فناوری، همواره در خلق ثروت برای کشورها نقش بسزایی ایفا کرده و سطح استاندارد و کیفیت زندگی مردم را به شدت تحت تاثیر خود قرار داده است، لذا سیاستمداران در سطوح عالی کشورها به مدیریت آن به عنوان یک عامل استراتژیک توجه دارند. در سطح صنعت نیز، متولیان و برنامه ریزان صنایع مختلف از این دیدگاه به مدیریت فناوری توجه می کنند که ارتقا سطح فناوری می تواند موجب افزایش کارایی و اثربخشی صنعت مربوطه گردد. لیکن درسطح سازمانها، فناوری زیربنای کسب و کار و عامل اصلی تولید کالا و خدمات به شمار می آید. از این رو مدیران عالی سازمانها تمامی تلاش خود را به هدایت صحیح این عامل اساسی مبذول داشته اند.حجم و سرعت تغییرات تکنولوژیکی در سالهای اخیر آنقدرگسترده و وسیع بوده است که تعقیب آن توسط افراد وسازمانها، بسیار دشوار شده است. بخصوص در حوزه هایی نظیر فناوری اطلاعات، تحولات سالهای اخیر قابل مقایسه با مجموع پیشرفتهای صورت گرفته در چند هزار سال گذشته نیست. وقایع رخ داده در قرن نوزدهم و بیستم، با برقراری ارتباط تنگاتنگ بین علم و فناوری به خوبی نشان داد که علم، در بسیاری از مواقع، زیربنای توسعه فناوری را فراهم آورده و توسعه فناوری نیز به نوبه خود بازارهای جدیدی را خلق کرده است. درواقع گسترش و توسعه علوم مختلف، زمینه های فشار برای توسعه فنــاوری (TECHNOLOGY PUSH) را فراهم می آورد. به گونه ای که ایده های اولیه در برخی از حوزه ها به وجود آمده و ازطریق نوآوری تکنولوژیکی، این ایده ها به محصولات و خدمات جدید تبدیل می شوند و در فرایند تجاری سازی در جهت پاسخگویی عملی به یک نیاز وارد بازار می شوند. اما ازسوی دیگر، تحولات و تغییرات تکنولوژیکی در بسیاری از موارد توسط کشش بازار (MARKET-PULL) تحریک و تقویت می شوند. به این ترتیب که توسعه فناوری در سازمانهاوشرکتها معمولاً به منظور پاسخ به نیازهای مشتریان و بازار بالقوه ای که برای یک کالا وجود دارد شکل می گیرد. در مدل کشش بازار،با طرح شدن یک نیاز از سوی بازار، سازمانهاوشرکتها به شناسایی و درک نیاز بازار و مشتریان پرداخته و با استفاده از مدلهای مناسب حل مسئله، توسعه فناوری را از طریق انجام تحقیقات پایه، کاربردی و یا توسعه ای انجام می دهند.از این رو، دو عامل کشش بازار و فشار علم و فناوری به همراه یکدیگر به تغییر و تحولات تکنولوژیکی کمک کرده و درعین حال هرکدام از این دو عامل به توسعه و ارتقا یکدیگر نیز یاری می رسانند و لذا یک حلقه مثبت را نیزدر تغییر و تحولات فناوری واستفاده ازآن در سازمانها، تشکیل می دهند.

نقش دو گانه فناوری و مدیریت فناوری شامل؛

1-  نقش برون سازمانی ( ایجاد یک ارتباط رقابتی با بازار و مشتری بر پایه ارائه محصولات ، خدمات و فرآیندهای نو )

2- نقش درون سازمانی ( تعمیق دانش و خردمندی سازمانی )

 مدل اجزای فناوری را  به چهار بخش؛

1- سخت افزار ( ماشین آلات و تجهیزات )

2- انسان افزار ( مهارتهای ذهنی و یدی ) ،

3- اطلاعات افزار ( مستندات و دانش فنی )

4- سازمان افزار ( سازمان دهی و مدیریت )

استفاده ازفناوری فقط مستلزم داشتن سخت افزار نیست بلکه اجزای دیگرفناوری را هم باید بطور مطلوب در اختیار داشته باشیم.

هشت اصل راهنمای مدیریت فناوری در سازمانها شامل؛

1-      ایجاد ارزش افزوده ،

2-      تعهد به کیفیت ،

3-      پاسخگویی ،

4-      چالاکی ،

5-      نوآوری ،

6-      انسجام بخشی به همه منابع

7-      تیم سازی

8-       رعایت انصاف

سیر تکامل فناوری سازمان ها

سیر تکامل فناوری سازمانی شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود.(دهه 20 به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند.

1. اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند.اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.

اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)

سیستم های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. (ZWASS, 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

 مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.

به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.

1- مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار.

معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛

ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛

د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.

2 - مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛

ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از: ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.

انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری

 از دیدگاههای متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنهـــــــا میپردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

1 - در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.

2 - در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).

3 - در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.

ارگونومیک
پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است. بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر درکاهش شدید بسیاری از منابع حوادث، آسیبها و تنشهای کاری، نقش برجسته ای داشته است. با این حال، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است. و بایستی درنظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی، عرضه و استفاده از فناوری منظور کنیم.

اصطلاح ارگونومیک مطالعه عوامل را که راحتی، ارضاء و کارایی افرادی که با سیستم ها و وسایل تولید، کار می کنند را تشریح می کند. وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه مانیتور نگاه کنند، اغلب آنها دچار سردرد، کمردرد و چشم درد و.... می شوند با درنظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در ساخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری درواقع ما درنظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود.ازطرف دیگر، می توان گفت اتوماسیون اداری فراتر از اضافـــــه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت دربرابر تغییر را هم مدنظر داشت، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی - اجتماعی در محیط کاری، همانند رایانه ای شدن، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیک و روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و درواقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند. و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط بایستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت و آموزش کاربران است، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند.

مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بین سازمان و محیط؛ زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مدنظر داشت که اتوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز از تلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند. اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیررسمی ادامه می دهند.

اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباط با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورداستفاده قرار گیرد. کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است. بنابراین، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است. یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد. ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی برخوردار است.

از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربردهای انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم موردمقایسه قرار داد.کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختاریافته که ارتباطات غیررسمی فراوان است وفق می یابد. با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را دراختیار قرار می دهد، تصمیم درمورد نحوه به کارگیری آن به مدیران محول می شود.

طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصــــد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجود مــــــی آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند، از این رو، بعد از تکامل سیستم های پردازش داده (DPS)، سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستم هــــای پشتیبــــــانی تصمیم گیری، سیستم های اتوماسیون اداری بــه وجود آمدند.

این سیستم ها از طریق فناوری اطلاعاتی از امور اداری حمایت کرده و موجب افزایش کارایی دفاتر می شوند. کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

اما بایستی توجه داشت که در حل یک مسئله بخش عمده ای از آن ازطریق ارتباطات بین فردی حاصل می شود. مدیر و کارشناس اطلاعات باید به اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهای مکمل چنین ارتباطات بین فردی بنگرند و درعین حالی که کاربردهای اتوماسیون اداری موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد اداره بدون کاغذ می شود، از ابعاد دیگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگر رایانه، یا افزایش پیامهای بی اهمیت و جزیی و پخش وسیع پیــامها درمورد پست الکترونیک می شـــود. متاسفانه مطالعات آماری فقط نشان دهنده این هستند که کاربرد اتوماسیون اداری درحال گسترش زیادی است ولی این امر به ما نشان نمی دهد که آیا واقعاً اتوماسیون اداری برای ادارات مفید است یا فقط طبق فناوری روز ورود آن به ادارات دیده می شود. یک مسئله مشخص است:

کمپانی هایی که طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می کنند لزوماً موفق نیستند بلکه مطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسیون اداری در جایی که مفید واقع می شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویک اشاره شده کمپانی هایی که بهترین اهداف را از به کارگیری اتوماسیون اداری کسب کرده اند و بالاترین کارامدی را دارند آنهایی هستند که مشخصاً از اتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می کنند.

نکتــــه آخر و مهم اینکه در کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تکنیک های مناسب غلبه بر مقاومت آنها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجادکننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجراکننده آن است.

2.فناوری رایانه:

امروزه در اکثر قریب به اتفاق سازمانها رایانه ودستگاههای رایانه ای واستفاده از فناوری رایانه ای جایگاه بسیار مهم وتعیین کننده ای دارد. بطوری که بعضی از سازمانها براساس رایانه پایه ریزی شده اند.وبدون آن کل ویا قسمت اعظمی از آن سازمان فلج خواهد شد.استفاده از این فن آوری باعث پیشرفتهای مهم وشگرفی در سازمانها شده است.که این پیشرفتها بر اثر بخشی،کارایی واستفاده بهینه از منابع نیروی انسانی تاثیر بسزایی دارد.استفاده از این فناوری باعث صرفه جویی های زیادی در زمان،امکانات،فضا،نیروی انسانی و...شده است.امروزه استفاده از رایانه،شبکه های رایانه ای،ارتباطات دیجیتال ومطمئن در سازمانها بسیار مرسوم ومتداول شده است.وبسیاری از سازمانها چه در داخل سازمان وچه بین سازمانها از این فناوری استفاده بسیار زیاد وقابل توجهی دارند.استفاده از این فناوری جهت جمع آوری،پردازش واستفاده وارزیابی اطلاعات بسیار مورد استفاده قرار می گیرد..

3.فناوری اطلاعات:

3- تاریخچه پیدایش و تحول فناوری اطلاعات

فناوری اطلاعات به معنای عام آن به عنوان مجموعه ای از ابزارها و سیستم ها جهت گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد می باشد. سابقه این علم به 3500 سال قبل از میلاد مسیح بر می گردد. یعنی از زمان رم باستان که نامه ها را روی لوح گلی و به صورت تصویر می نوشتند و نامه بر در طی یک هفته تنها مقصد کوتاهی را طی می نمود تا هم اکنون که با استفاده از ابزارهای پیشرفته رایانه ای و سیستم های مجهز مخابراتی در کوتاه ترین زمان ممکن اطلاعات دلخواه در اختیار قرار می گیرد.

فناوری نوین اطلاعات یعنی فناوری اطلاعات مبتنی بر الکترونیک را می توان در چند سال پیش از دهه 1940 سراغ گرفت. در طی جنگ جهانی دوم و پس از آن بود که پیشرفت های عمده در فناوری الکترونیک رخ داد. تولید اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی و ترانزیستور که منشاء میکرو الکترونیک و هسته حقیقی انقلاب فناوری اطلاعات در قرن بیستم بود.

به عقیده «کاستلز » تنها در دهه 1970 بود که فناوری های جدید اطلاعاتی در سطحی گسترده انتشار یافتند و توسعه توأمان خود را شتاب بخشیدند و در پارادایمی جدید گردهم آمدند. کاستلز می گوید: بی گمان می توانیم بدون اغراق بگوییم که انقلاب فناوری اطلاعات به عنوان یک انقلاب در دهه 1970 متولد شد. به ویژه اگر پیدایش و رواج مهندسی ژنتیک به طور موازی و تقریباً در همان زمان و مکان را به آن اضافه کنیم. 
سه نقش اساسی فناوری اطلاعات در سازمانها:

 نقشهای اساسی فناوری اطلاعات عبارتند از نقشهای اجرایی، عملیاتی و رقابتی. نقش اجرایی شامل اتوماسیون فعالیتهای حسابرسی و کنترل است که مستلزم استقرار یک بستر کارا از فناوری اطلاعات است. نقش عملیاتی، یک حالت توسعه یافته‌ای از نقش اجرایی است، با این وجه تمایز که شامل ایجاد و استقرار یک بستری از فناوری اطلاعات است که باعث ایجاد توانایی در اتوماسیون کل فرایندهای تجاری سازمان می‌شود. نقش رقابتی هم، شامل استقرار یکسری برنامه های کاربردی جدید از فناوری اطلاعات است که بتوان به آن به عنوان یک مزیت رقابتی در محیط بازار نگریست. امروزه بیشتر به نقش و اساس رقابتی فناوری اطلاعات توجه می‌شود. بنابراین برای استفاده از فناوری اطلاعات بعنوان یک مزیت رقابتی ما نیاز به برنامه ریزی استراتژیک داریم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژیک سازمان استفاده کرد.

تأثیر فناوری اطلاعات بر جنبه‌های مختلف سازمان در ذیل ذکر شده است:

1 - فناوری اطلاعات و پشتیبانی مدیریت ارشد: پشتیبانی مدیریت ارشد برای اجرای موفقیت آمیز مدیریت در سازمان کیفیت جامع و نیز به‌کارگیری فناوری اطلاعات ضروری است. در برخی موارد، استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات باعث بروز مشکلاتی در بین کارکنان می شود. در این مواقع هوشیاری مدیریت ارشد برای جلوگیری از تضاد و دوگانگی در بین خواسته های فناوری اطلاعات و فلسفة مدیریت امری ضروری است. در بسیاری موارد، فناوری اطلاعات به کاهش کارکنان و اخراج آنها منجر می گردد که با توسعة شرکت و یا تعیین قوانینی همچون بازنشستگی پیش از موعد می توان با آن مقابله کرد.

2- فناوری اطلاعات و ارتباط با مشتری: توسعة فناوری اطلاعات از چند طریق به بهبود روابط شرکت با مشتریان کمک می‌کند؛ فناوری اطلاعات می تواند به ایجاد رابطة مستقیم بین شرکتها و مشتریانشان منجر شود و به تبادل اطلاعات بین آنها کمک کند. فناوری اطلاعات شرکتها را در دستیابی به مشتریانی که از نظر جغرافیایی دور از شرکت هستند، قادر کرده و به‌طور کلی به منزلة یک فرصت برای شرکتهاست.

درک سرعت و توسعة تجارت الکترونیک بین شرکتها و کشورها، بسیار مهم است. به عنوان مثال شرکتها می توانند با عرضة محصولات خود از طریق اینترنت ( به‌طوری که ویژگیهای محصولات به‌صورت کامل توضیح داده شود ) با مشتریان ارتباط برقرار کنند، همچنین مشتریان از همین طریق می توانند محصولات مورد نظر خود را خریداری کرده و نیز به بیان نظرات و شکایات خود بپردازند. شرکتها نیز با استفاده از فناوری اطلاعات و ذخیرة اطلاعات دریافت شده از مشتریان و تجزیه و تحلیل پیشرفتة آنها می توانند محصولاتی منطبق بر نیازها و انتظارات مشتریان تولید کنند.
استفاده از تبادل الکترونیک داده ها (EDI) با مشتریان به شرکتها اجازه می دهد که ارتباطات موثری ( با توجه به ویژگیهای محصول، نظرات، پیشنهادات، شکایات ) با مشتریان خود داشته باشند. از این رو فناوری اطلاعات یک ابزار قدرتمند در مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) است.

3 - فناوری اطلاعات و ارتباط با تأمین کننده: همانند آنچه در قسمت ارتباط با مشتری بیان شد، فناوری اطلاعات به توسعة ارتباط با تأمین کنندگان کمک می کند. تبادل الکترونیک داده ها به منظور سفارش محصول، ارسال ویژگیهای محصول، ارسال جزئیات طراحی، دریافت و تأئید صورتحسابها و پرداخت آنها استفاده می شود. تأمین کنندگان می توانند با استفاده از فناوری اطلاعات ، فرایند طراحی سریعتری داشته باشند.
در برخی موارد شرکتها می توانند به سیستم موجودی و یا سیستم های برنامه ریزی تولید تأمین کنندگانشان دسترسی داشته و به‌صورت خودکار محصولات مورد نظر را سفارش دهند. به‌طور کلی فناوری اطلاعات به تسهیل روابط با تأمین کنندگان و نیز کاهش تعداد تأمین کنندگان کمک می کند.
4 - فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی: استفاده از فناوری اطلاعات ، باعث تغییر در مهارت کاری افراد می شود؛ بنابراین، در این حالت آموزش کارکنان از اهمیت بیشتری برخوردار می شود. از طرف دیگر، باید به گونه ای از فناوری اطلاعات استفاده کرد که کارایی، خلاقیت، رضایت شغلی و نیز انعطاف پذیری به حداکثر برسد؛ برای این منظور باید از فناوری اطلاعات برای تکمیل وظایف و بهبود بخشیدن آنها استفاده کرد.
5 -فناوری اطلاعات و مشخصه ها و رفتارهای کارکنان: هنگامی که سیستم های جدید بر پایة فناوری اطلاعات به‌کار گرفته می‌شود، استفاده ازسازماندهی مجدد ضرورت پیدا می کند، اما مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات امری طبیعی است. از این رو باید کارکنان نسبت به فواید اجرای سیستم های جدید آگاهی لازم را کسب کنند. اگر کارکنان متوجه شوند که فناوری اطلاعات به منظور برطرف سازی کارهای پرخطر و خسته کننده و تسهیل در انجام امور به‌کار گرفته می شود، نه تنها در مقابل تغییرات مقاومت نکرده، بلکه در این حالت وفاداری به شرکت، غرور کاری و رضایت شغلی افزایش می یابد.

6 - فناوری اطلاعات و فرایند طراحی محصول: استفاده از فناوری اطلاعات می تواند افزایش نوآوری را به دنبال داشته باشد. فناوریهای طراحی به کمک رایانه (CAD) به فرایند طراحی کمک بسیاری می کند، زیرا به تأمین سریعتر نیازهای مشتری و نوآوری در طرح محصول منجر می شود. طراحی محصول جدید به‌صورتی کارا و توسعة فرایند نیاز به اطلاعات بخشهای مختلف همچون تولید، بازاریابی، تحقیق و توسعه داشته و فناوری اطلاعات به انتقال موثرتر و سریعتر این اطلاعات کمک می‌کند. با توجه به کاربردهای اینترنت، گروههای مختلف از سرتاسر جهان می توانند در فرایند طراحی محصول شرکت کنند.

فناوری اطلاعات در طراحی آزمایشها (DOE) ، تجزیه و تحلیل خرابیها و آثار آن (FMEA) ، گسترش عملکرد کیفیت (QFD) نقش بسزایی دارد. در همة این موارد، فناوری اطلاعات روش اجرای این ابزارها را تغییر نمی دهد، بلکه به ساده سازی کاربرد آن و خلق ایده های جدید کمک می کند.
7 - فناوری اطلاعات و مدیریت فرایند تولید: در سیستم های نگهداری و تعمیرات، استفاده از فناوری اطلاعات بسیار موثر است. در این حالت با استفاده از سیستم های خودکار، نیازهای نگهداری و تعمیرات ماشین ها مشخص می گردند.

از طرف دیگر، اتوماسیون به کاهش پراکندگی فرایند کمک می کند، زیرا ماشین ها در مقایسه با کارگران تغییرات و نوسانات کمتری دارند و این به افزایش سرعت فرایند تولید و نیز افزایش کیفیت منجر می شود. این بدان معنی نیست که نیاز به مدیریت از میان می رود، بلکه با توجه به این نکته که ماشین های خودکار به اجزا و مواد اولیه با کیفیت بیشتر احتیاج دارند، این نیاز بیشتر احساس می شود.

با استفاده از اندازه گیری پارامترها و ویژگیهای محصول توسط وسایل اندازه گیری خودکار، کنترل آماری فرایند (SPC) ساده‌تر می شود. برای شرکتهایی که دارای گواهینامة سیستم های کیفیت همچون ایزو 9000 هستند، نرم افزارها، شرکت را در اجرای سیستم و نیز ممیزی داخلی کمک می کنند.
8 - فناوری اطلاعات و واحد تضمین کیفیت: نقش واحد تضمین کیفیت با به‌کارگیری فناوری اطلاعات تغییر نمی کند بلکه آزادی عمل، دسترسی به مدیریت ارشد و همکاری با سایر واحدها همچنان برقرار است. به‌طور کلی فناوری اطلاعات ، کار واحد تضمین کیفیت را ساده تر می کند زیرا جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها و انتقال آن به سایر واحدها با سرعت و دقت بیشتری انجام می گیرد. مواردی همچون خرید، فروش، کنترل کیفیت و ... نیاز به اطلاعاتی دارند که سیستم های اطلاعاتی آنها را بهنگام و مطلوب در اختیار می گذارند. مهمترین جزء تشکیل دهنده در طراحی سیستم های اطلاعاتی، پایگاه داده‌هاست. پایگاه داده ها از عناصر اطلاعاتی تشکیل می یابد که به‌صورت رکوردها و فایل هاست و به نحوی سازمان یافته‌اند که نیازهای اطلاعاتی استفاده کننده را برآورده سازند.

نتیجه گیری

فناوری اطلاعات در کشورهای مختلف بسیار مورد توجه قرار گرفته است به‌طوری که اکثر کشورها، سرمایه گذاریهای هنگفتی در این زمینه انجام داده اند. حال با توجه به این مطلب و آنچه که بیان گردید، استفاده از فناوری اطلاعات در راستای مدیریت در سازمان منجر به نتایج زیر می شود:
-  بهبود روابط با مشتریان؛
-  بهبود روابط با تأمین کنندگان؛
- افزایش کنترل فرایند؛
-  ساده سازی کار گروهی؛
- ساده سازی جریان اطلاعات بین واحدهای مختلف شرکت؛
-  بهبود فرایند طراحی؛
- به‌کارگیری سیستم نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه؛
- پیاده سازی سیستم‌های کیفیت همچون ایزو 9000؛
-  اندازه گیری هزینه های کیفیت؛
- بهبود فرایند تصمیم در واحدهای تضمین کیفیت.
به‌طور کلی، توسعة استفاده از فناوری اطلاعات ، جنبه های مختلف مدیریت را تحت تأثیر قرار داده و به عنوان یک پشتیبانی کنندة قوی برای مدیریت به‌کار می رود. در نهایت استفاده از فناوری اطلاعات در مدیریت به افزایش بهره وری منجر می شود.
نظرسنجی های به عمل آمده از تعداد 200 مدیر ارشد اطلاعاتی شرکتهای پیشرو اروپایی و آمریکایی ده اولویت زیر را به عنوان مهمترین دغدغه های سازمانها در حوزه فناوری اطلاعات طی سال 2002 و بعد از آن عنوان کرده است:
1 - کاهش/تثبیت هزینه ها؛
2 - همسوسازی هزینه ها و خریدهای مربوط به فناوری اطلاعات با راستای کسب و کار؛
3 - خدمت دهی عالی در بخش فناوری اطلاعات؛
4 - پیمان سپاری (تامین از خارج شرکت)؛
5 - مدیریت منابع؛
6 - امنیت؛
7 - تدوین و نگهداری معماری سازمانی؛
8 - امور مربوط به یکپارچه سازی سیستم ها؛
9 - افزایش ارزش و اعتبار خدمات بخش فناوری اطلاعات؛
10 - تدوین فرایند برنامه ریزی رسمی برای سرمایه گذاری در بخش فناوری اطلاعات.