انواع کنترل

مقدمه:

همگی سازمانها )کسب و کارها، دانشگاه ها، دولت ها، بیمارستان ها( با موضوع رهبری و سازماندهی فعالیت های کارکنان شان بسوی دستیابی به اهداف سازمانی سروکار دارند. بدون توجه به اهداف )رسمی )، سازمانها متشکل از افرادی با علاقه های شخصی خویش هستند . حتی در صورتی که افراد و گروه ها خواهان کمک به دستیابی به اهداف سازمانی باشند، سازمان باید بتواند تلاش های کارکنان واحدهای سازمانی خویش را منسجم نموده و به سمت اهداف خاص خویش رهنمون سازد.

کنترل در سازمانها به معنای اطمینان از عملکرد مدیران و واحدهای سازمان در راست ای اهداف و استراتژی سازمان بوده و در صورت فقدان هم گرایی، ابزار لازم را برای حرکت و نیل بسوی آن فراهم می نماید و هدف غائی یک نظام کنترل مدیریتی نیز اثرگذاری برروی کارکنان برای انجام اقدامات و تصمیم گیری ها بگونه ای است که متناسب با اهداف و استراتژی های سازمان باشند.

کنترل از طریق وسایل و مکانیزم های مختلفی در سازمانها اعمال می شود. به همین منظور ابزارهایی همچون سرپرستی شخص مدیر، رهبری و حضور مستمر وی در فعالیتهای روزانه و به علاوه تکنیک هایی همچون شرح شغلها، قوانین و رویه های استاندارد عملیاتی می توانند م ورد استفاده قرار بگیرند. بودجه، سیستم های ارزیابی عملکرد و طرح های پرداخت دستمزد نیز از دیگر ابزار معمول مورد استفاده برای

کنترل رفتار در سازمانها می باشند.

ما در این اینجا  به سه موضوع خواهیم پرداخت

که این موضوعات عباتند از:

١. مروری بر تعاریف و جایگاه کنترل در سازمانها

٢. تعریف و جایگاه کنترل مدیریتی در سازمانها

٣. مدل های ارائه شده در حوزة نظام کنترل مدیریتی

١- مروری بر تعاریف و جایگاه کنترل در سازمانها

بنیان و سرچشمة موضوعات کنترل مدیریتی ریشه در تفکرات و نظریات جایگاه کنترل مدیریتی را در ابتدایی مدیریت دارد . محوریت و مرکز اصول مدیریت می داند.

یکی از صاحبنظران قدیمی مدیریت، بکارگیری {و اثربخشی } اصول مدیریت را تنها مرتبط با فعالیت کنترل می داند ، چرا که نکته و هدف اصلی تمامی این اصول آن است که به عملکرد مورد نظر سازمان دست پیدا شود.

کنترل سازمانی را شامل فعالیتهایی می دان د که برای دستیابی به اهداف و نتایج مطلوب سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند.

کنترل سازمانی را در یک چرخه سه قدمی بیان می کند.

• برنامه ریزی و تعیین یک هدف یا استاندا رد عملکرد

• کنترل سنجش فعالیتهایی که برای دستیابی به اهداف طراحی می شوند

• انجام اصلاحاتی در شرایطی که به اهداف و استانداردها دست پیدا نشود.

طبقه بندی نظامهای کنترل مبتنی بر چارچوب

مدیران در سط وح عالی و میانی سازمانها می توانند از سه نوع استراتژی معرف این سه استراتژی. کنترلی استفاده نمایند است که عبارتند از:

١. کنترل دیوانسالار

٢. کنترل بازار

٣. کنترل گروهی

سه استراتژی کنترلی بالا می توانند به صورت همزمان در سطح سازمان حضور داشته باشند . نیازمندی های خاص هر یک در جدول  ، آمده است:

جدول: سه نوع استراتژی کنترل سازمانی :

کنترل دیوانسالار

کنترل دیوانسالار به معنای استفاده از قوانین، سیاستها، سلسله مراتب مسؤولیتها، رویه های مستندات نوشته شده، استانداردسازی و دیگر نظامهای دیوانسالار برای استاندارد نمودن رفتار و ارزیابی عملکرد می باشند.

کنترل بازاری

کنترل بازاری زمانی انجام می پذیرد که رقابت مبتنی بر قیمت، برای ارزیابی خروجی و بهره وری سازمان مورد استفاده قرار می گیرد . ایدة کنترل بازاری از اقتصاد سرچشمه می گیرد . قیمت شکل کارایی برای کنترل است چرا که مدیران می توانند قیمت و سود را برای ارزیابی شرکت خویش مورد استفاده قرار بدهند . این نوع از کنترل معمولا مورد استفادة مدیریت عالی سازمان و هنگامی که می خواهند عملکرد واحدهای زیر مجموعة خویش –علی الخصوص واحدهای از نوع

مراکز سود  را کنترل کنند مورد استفاده قرار می گیرند.

کنترل گروهی

کنترل گروهی استفاده از خصوصیات اجتماعی مانند فرهنگ شرکت ، ارزشهای مشترک، تعهد، سنت ها و عقاید است که برای کنترل رفتار مورد استفاده قرار می گیرند . سازمانهایی که از کنترل گروهی استفاده می کنند نیازمند ارزشهای مشترک و حس اعتماد بین کارکنان هستند .

کنترل گروهی زمانی مهم است که ابهام و عدم اطمینان در داخل و خارج سازمان وجود داشته باشد . کنترل گروهی اغلب اوقات در سازمانهای کوچک و غیر رسمی مورد استفاده قرار می گیرد . در خود کنترلی کارکنان عمومًا اهدافی را برای خود تعیین نموده و عملکرد خود را مورد پایش قرار می دهند.

طبقه بندی نظامهای کنترل برمبنای چارچوب

با ابراز اینکه طی دو دهة گذشته تئوریسنهای مدیریت و اقتصاد دانان انرژی زیادی را وقف درک و فهم شکل گیری استراتژی در بازارهای رقابتی نموده اند، اما به اجرا و کنترل استراتژی توجه اندکی را مبذول داشته اند ،چارچوب پیشنهادی خویش را در تقسیم بندی نظام های کنترلی به صورتی که در شکل آمده، ابراز می کند.

استراتژی کسب و کار یا به عبارتی روش رقابت شرکت و ایجاد جایگاه برای خویش ، در میان رقبا در مرکز چارچوب و بررسی قرار دارد . سطح  ، دوم به معرفی چهار پایه و عنصر می پر دازد -ارزشهای ذاتی  ریسکهایی که باید از آنها دوری نمود، متغیرهای بحرانی عملکرد و عدم اطمینان های استراتژیک - که برای درک و بررسی استراتژی مورد استفاده قرار می گیرند.

نظامهای اعتقادی

یک نظام اعتقادی مجموعة مشخصی از تعاریف سازمانی مانند ارزشهای اصلی، اهداف و جهت سازمان هستند که مدیران عالی آنها را بصورت رسمی به سطوح پایین سازمان منتقل و ترجمه نموده و بصورت نظام مند تقویت می کنند . این ارزش های اصلی و درونی به استراتژی کسب و کار شرکت مرتبط شده اند و در شکل هایی هچون بیانیه های عقاید،اهداف یا مأموریت می آیند. نظامهای اعتقادی با هدف تهییج و هدایت جستجو و کنکاش برای دستیابی و استفاده از فرصتها مورد استفاده قرار می گیرند.

نظام های مرزی

نظام های مرزی محدوده و حوزه فعالیتی افراد و شریکان سازمان را ترسیم و معین می کنند . بر خلاف نظامهای اعتقادی، نظامهای مرزی اهداف و آرمانهای مثبت را مشخص نمی سازند بلکه محدودیتها را معلوم می کنند یا بعبارتی برای تعیین محدودیتهایی در فعالیتهای مربوط به جستجو و کنکاش و استفاده از فرصتها مورد استفاده قرار می گیرند.

نظام کنترل تشخیصی

نظام های کنترل تشخیصی برای انگ یزش ، پایش و پاداش دهی در جهت دستیابی به اهداف مشخص و از پیش تعیین شده مورد استفاده قرار می گیرند.

نظام کنترل تعاملی

مدیران اثر بخش به بررسی و د رک تغییرات نا منظم درکسب و کار خویش می پردازند و در نتیجة آن ساختارهای سازمانی، ظرفیتها و تکنولوژی های محصول را مورد بررسی قرار می دهند . نظامهای کنترل تعاملی با هدف ایجاد و شکل گیری یادگیری سازمانی و ظهور ایده ها و استراتژی های جدید مورد استفاده قرار می گیرند.

تعریف و جایگاه کنترل مدیریتی در سازمانها

 واژة “کنترل” را به تنهایی دارای ابهامات زیادی می داند که در ترجمة آن به دیگر ز بانهای اروپایی مشکلاتی را ایجاد نموده اس ت. وی فهرست ٥٧ تایی از انواع و معانی مختلف برگرفته از واژة کنترل  را ارائه می کند .با توجه به تنوع ذکر شده در معنی واژة “کنترل” لازم است که توجه بیشتری به تعیین معنی مشخص و مرز روشن و واضح برای بررسی و مطالعة آن انجام بپذیرد.

بنابراین فعالیت برنامه ریزی و کنتر ل ب ه سه گونه مختلف طبقه بندی می شوند:

١- طرح ریزی استراتژی

٢- کنترل فعالیت

٣- کنترل مدیریتی

فرآیند کنترل مدیریتی

فرآیند کنترل در ظرفی که اهداف و استراتژی های سازمان دو مولفه تشکیل دهنده آن می باشند جاری می باشد . تصمیمات مربوط به اهداف و استراتژی ها در فرآیند طرح ریزی استراتژی گرفته می شوند که به شکل گسترده ای غیررسمی و غیر نظام مند می باشند.

سهم زیادی از فرآیند کنترل مدیریتی به صورت غیررس می و در قالب جلسات و مباحث ات انجام می پذیرد . بااینحال بسیاری از سازمان ها دارای یک نظام رسمی هستند که اطلاعات آن شامل داده های برنامه ریزی شده و واقعی در حوز ة ورودی ها و خروجی ها می باشد . پیش از شروع یک دوره عملیاتی، ت خمین ها انجام پذیرفته و مقادیر مطلوب ورودی ها و خروجی ها تعیین می گردند.

جمع بندی

نظام کنترل مدیریتی با هدف اطمینان از جهت عملکرد سازمان با آنچه مدیریت سازمان خواهان آن است، طراحی می شود . طراحی چنین نظامی معمولا کار بسیار پیچیده است .یک نظام اثربخش از چند عنصر مرنبط به هم تشکیل شده است که بعضی از آنها عنصر اندازه گیری عملکرد،انگیزش و ساختار سازمانی هستند

ادبیات حسابداری معمو ً لا تکیه و وزن زیادی را بر روی یکی از این عوامل –ماغیرها و معیارهای حسابداری در اندازه گیری عملکرد - نظام کنترل گذارده است

مدیریتی را ابزاری برای جمع آوری داده، جهت کمک و هماهنگی در فرآیند تصمیم گیری های کنترلی و برنامه ریزی در سازمان تعریف نموده است.

شاید در ابتدا اینگونه برداشت شود که نگرش های مختلفی که تئوریسین ها و محققین در حوزة کنترل مدیریتی بکارگرفته اند را بتوان به دو گروه درست و غلط یا با اهمیت و بی اهمیت تقسیم نمود . چنین تفکری ما را به آنجا می رساند که به هر یک از مؤلفه های نظام کنترل مدیریتی به عنوان یک جزیرة تنها بنگریم . چنین تفکری مردود به نظر می رسد چرا که مؤلفهای نظام کنترل مدیریتی را باید به صورت یکپارچه و مرتبط باهم مورد بررسی و مطالعه قرار داد. مؤلفه های جمع آوری داده، رفتار ، ساختار سازمانی و دیگ ر مولفه های مطرح شده با هم ارتباط داشته ، برهم اثرگذارده و اثر می پذیرند