خلاصه کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی -فصل دوم گری دسلر

فصل دوم : برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی

•         تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

•         کارمند یابی و فرآیند انتخاب

•         برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

•         کارمند یابی (شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

•         تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

      فصل دوم : برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی

•         تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

•         کارمند یابی و فرآیند انتخاب

•         برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

•         کارمند یابی (شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

•         تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

تعریف تجزیه و تحلیل شغل

      مقصود ازتجزیه و تحلیل شغل رویه ای است که بدان وسیله وظایف مربوط به این پست ها و ویژگی های فردی که باید برای استخدام آنها احراز نمود ، مشخص می شود.

      در این بررسی یا تجزیه و تحلیل در باره نیازهای شغل مزبور ، اطلاعاتی بدست می آید. سپس بر اساس این اطلاعات شرح شغل (شرح وظایف)و ویژگی های شغل (شرایط احراز شغل ) تهیه می شود.

      معمولأ سرپرست یا متخصص منابع انسانی تجزیه و تحلیل شغل را انجام می دهد.

      در رعایت اصل برابری در استخدام افراد ، تجزیه و تحلیل شغل نقش اصلی را ایفا می کند.

روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل

      مصاحبه: با یکایک کارکنان مصاحبه فردی و یا با گروهی از کارکنانی که شغل خاصی را انجام می دهند مصاحبه گروهی به عمل می آید و سرانجام مصاحبه با سرپرستی که در باره شغل مورد نظر اطلاعات جامع دارد انجام می شود.

      مسئله اصلی که در مصاحبه وجود دارد این است که امکان دارد اطلاعات بدست آمده مخدوش شود ، چه از طریق سوء تفاهم و چه اینکه در اطلاعات دست کاری شود.

      پرسش نامه:می توان از کارکنان خواست در مورد کاری که انجام میدهند ،وظایف و مسئولیت ها را در یک پرسش نامه بنویسند.

      مشاهده :اگر نوع کار به صورت یک فعالیت فیزیکی قابل مشاهده باشد ، بهترین روش این است که از مشاهده مستقیم استفاده شود.مشاهده برای فعالیت های فکری که قابل مشاهده نیستند ، روش مطلوبی نیست.

      دفترچه فعالیت های روزانه : از کارکنان خواسته می شود آنچه را روزانه انجام می دهند در دفترچه ای یادداشت کنند. اگراین دفترچه با مصاحبه هایی که با کارگر یا کارمند وسرپرست وی انجام میشود تکمیل شود آنگاه تصویری کامل از از نوع کار را ارائه می دهد.

      روش های دیگر تجزیه و تحلیل شغل : چندین روش دیگربرای تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد.کمیسیون خدمات کشوری ایالات متحده آمریکا برای ارائه یک رویه استاندارد جهت مقایسه و طبقه بندی مشاغل به روشی خاص ، یک شغل را تجزیه و تحلیل می کند.در اجرای این روش ، اطلاعات در یک ” برگ ثبت تجزیه و تحلیل های شغل ” نوشته می شود.اطلاعات آگاهی دهنده و خلاصه ای از شغل مزبور در رده اول نوشته می شوند.سپس به ترتیب اهمیت کار های تخصصی ویژهای را که باید در شغل مزبور انجام داد می نویسند و برای هر یک از این کار های تخصصی ، تحلیلگر میزان دانش  و مهارت مورد نیاز را مشخص می نماید.

      پرسش نامه تجزیه و تحلیل پست (مقام ، سمت):در زمینه تجزیه و تحلیل مشاغل بسیار سازمان یافته ، تدوین می شود. این پرسش نامه به وسیله یک تحلیلگر شغل پر میشود، یعنی کسی که با شغل ویژه ای که بایدمورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد آشنائی کامل دارد.شامل 194 پرسش است.

      رویه وزارت کار:وزارت کار آمریکا در رویه خود می کوشد تا روشی استاندارد ارائه کند که بتوان بوسیله آن به مشاغل گوناگون نمره داد و آنها را طبقه بندی یا مقایسه کرد.نمره در کانون این تجزیه و تحلیل قرار دارد و میتوان بر اساس داده ها ، افراد و چیز ها به نوع فعالیت هر یک از افراد نمره داد.

نوشتن شرح شغل

      مقصود از شرح شغل نوشته ای است در مورد آنچه که صاحب شغل انجام می دهد ، شیوه ای که او این کار را انجام می دهد و شرایطی که در آن شرایط ، کار مزبور انجام می شود.شامل اطلاعات زیر است:

      معرفی شغل :شامل عنوان شغل می شود.

      خلاصه ای از شغل:ماهیت عمومی کار شرح داده می شودو فعالیت ها و وظایف اصلی فهرست می شود.

      روابط :رابطه شاغل با افراد درون و بیرون سازمان را مشخص می نماید.

      مسئولیت ها و وظایف :این بخش در کانون شرح وظایف قرار دارد و فهرستی کامل از مسئولیت ها و وظایف مربوط به شغل مورد نظر را دارد.

      اختیارات:در این بخش محدوده اختیارات صاحب شغل تعیین می شود.

      استاندارد های عملکرد:بیانگر استاندارد هائی است که انتظار می رود شخص به هنگام انجام دادن وظایف و مسئولیت ها آنها را رعایت کند.

      شرایط کار و محیط فیزیکی:میزان سروصدا ،شرایط خطرناک ، درجه حرارت محل کار و سایر شرایط ذکر می شود.

نوشتن ویژگی های شغل (شرایط احراز شغل)

      بیانگر آن است که سازمان باید در جستجوی چه کسی باشد و از داوطلب چه آزمون هائی را به عمل آورد.

      نوشتن شرایط احراز شغل در مورد کارکنان آموزش دیده امری نسبتأ ساده است و ویژگی هائی چون کار پیشین فرد ، میزان تجربه ، نوع آموزش هائی که در زمینه مربوطه دیده است و عملکرد پیشین فرد در شغل مشابه مورد توجه قرار می گیرد.

      ولی هنگامی که باید افراد آموزش ندیده را به کار گمارد موضوع پیچیده تر می شود.باز هم باید شرایط لازم ، مانند ویژگی های فیزیکی یا جسمی ، شخصیت ، میزان علاقه یا مهارت های شخص مورد توجه قرار گیرد و این بدان معنی است که وی باید دارای استعداد بالقوه برای انجام دادن کار مورد نظرباشد یا اینکه استعداد گذراندن دوره آموزشی را داشته باشد.

تجزیه و تحلیل شغل در دنیای ”بدون شغل“

      معمولأ یک شغل را بدین گونه تعریف می کنند:مجموعه ای از فعالیت های به هم وابسته که در ازای دریافت حقوق انجام می شوند.

      ظرف چند سال گذشته مفهوم ” شغل“ تغییرات زیر بنائی داشته است.

      شغل زدائیره آورد تغییراتی است که دردنیای کنونی تجارت درحال رخ دادن است.دو گونه تغییر که موجب مخدوش شدن معنی شغل شده اند عبارتند از :

      گسترش سازمان ها در سطح افقی: سازمان ها به جای اینکه نمودار هرمی شکل با هفت یا تعداد بیشتری سطح مدیریت داشته باشند ، اینک قاعده آنها بزرگتر شده و تنها سه یا چهار سطح مدیریت دارند.

      تیم های کاری :کار های سازمانی به جای اینکه حول محور دوایر یا وظایف تخصصی متمرکز شود ،به صورتی فزاینده حول محور تیم تنظیم می شود.در چنین سازمانی ”شغل کارکنان به صورت روزمره تغییر می کند و سازمان تلاش میکند که به کارکنان اجازه داده نشود شغل خود را نوعی مسئولیت خاص بدانند.

      آینده شرح شغل:

در زمان کنونی بیشتر شرکت ها کماکان از شرح وظایف استفاده می کنند و می کوشند بر مشاغلی تاکید نمایند که به صورت سنتی تعریف شده اند. ولی ،بسیار روشن است که بسیاری از شرکت ها در مسیری گام بر می دارندکه به سوی شکلهای جدیدی از سازمان می انجامد ، یعنی شکلی از سازمان که در آن مشاعل مفهومی گسترده دارند و به صورت روزانه تغییر می کنند.

کارمند یابی و فر ایند انتخاب

فرایند کارمند یابی و گزینش افراد را می توان به صورت مراحل زیر بیان نمود:

1)پیش بینی و برنامه ریزی در مورد نیروی کار مورد نیاز و تعیین پست ها.

2)به وجود آوردن انبوهی از داوطلب از طریق کارمند یابی داخلی و خارجی.

3)تکمیل فرم های درخواست کار توسط داوطلبان و انجام مصاحبه های مقدماتی.

4)تعیین داوطلبان واجد شرایط با استفاده از روش های مختلف انتخاب مانند آزمون های استخدامی ،بررسی سوابق متقاضی و آزمایش های بدنی.

5)فرستادن یک یا چند داوطلب واجد شرایط نزد سرپرست مستقیم شغل مورد نظر.

6)برای تصمصم گیری نهائی ومشخص کردن داوطلب یا داوطلبان واجد شرایط ، شخص سرپرست یا گروه های ذیربط از این افراد مصاحبه نهائی به عمل آورده و آنها را معرفی می کنند.

برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

      مقصود از برنامه ریزی نیروی کار این است که برای گماردن افراد در پست های خالی ، بر مبنای پیش بینی های زیر برنامه هائی را تدوین کرد:

1)پست یا پست هائی را که انتظار می رود خالی شود

2)اینکه آیا این پست ها بوسیله داوطلبان داخلی احراز گردد یا داوطلبان خارجی

      بنا بر این عبارت است از برنامه ریزی جهت گماردن افراد در پست های خالی کنونی یا آینده.

پیش بینی تقاضای نیروی کار

      برای پیش بینی نیروی کار در آینده ، چندید راه وجود دارد :

      تجزیه و تحلیل روند: میزان استخدام شرکت مربوط به پنج سال گذشته.

      تجزیه و تحلیل نسبت:بر اساس نسبت عامل علی ( مانند حجم فروش )و تعداد کارکنان مورد نیاز ( مثلأ تعداد فروشنده ) را پیش بینی مینماید.

      در برنامه ریزی استخدامی افراد ”قضاوت مدیریت ”نقشی مهم ایفا می کند.

پیش بینی عرضه نیرو ی کار از منابع داخلی سازمان

      پیش بینی گذشته ها نیمی از معادله مربوط به تامین نیروی انسانی را حل می کند.پس از آن مساله ”تامین نیرو مطرح می شود که باید از نظر داوطلبان داخلی و خارجی ، پیش بینی نمود.

      ویژگی نیروی داخلی می تواند مساله پیش بینی عرضه نیروی کار(از محل منابع داخلی) را تسهیل نماید.مقصود از ویژگی نیروی داخلی ، خلاصه داده هائی است در مورد سابقه عملکرد هر یک از کارکنان کنونی،میزان تحصیلات و قابلیت ارتقا فرد که به صورت دستی یا با یک سیستم رایانه ای نگه داری می شود.

      نمودار جایگزینی کارکنان :عملکرد کنونی و قابلیت ارتقای هر یک از افراد بالقوه ، جهت احراز پست های مهم سازمانی را نشان می دهد.

      سیستم اطلاعات رایانه ای:شرکت ها پروندهای مشخص در مورد ویژگی افراد تهیه و این اطلاعات رابا کمک نرم افزارهائی به سیستم رایانه می دهند.

منابع داخلی نیروی کار

در بسیاری از شرکت ها ، جهت به کار گماردن افراد در پست های خالی ، داوطلبان داخلی می توانند به عنوان بهترین منبع تامین کننده نیروی انسانی به حساب آیند.برای اینکه این شیوه گزینش اثر بخش واقع شود ، باید از اعلان شغل ، سوابق کارگزینی و بانک های اطلاعاتی استفاده کرد. مقصود از اعلان شغل ( دعوت به همکاری ) این است که در مورد پست خالی ، ویژگی هائی را که شخص داوطلب باید داشته باشد ، نام واحد و سرپرست ، برنامه کار و میزان حقوق پرداختی اعلام شود.

برنامه ریزی موفقیت :فرایندی است برای حصول اطمینان از اینکه برای پست های ناشی از اجرای برنامه های راهبردی ، در زمان کنونی و آینده ، افرادی شایسته برای جانشینی مقامات کلیدی وجود خواهد داشت ، به گونه ای که بتوان مسیر شغلی افراد را برنامه ریزی کرد و امور را به گونه ای تنظیم نمود که از پدیده هائی چون آرزو های فردی و نیاز های سازمانی به بهترین نحو ممکن استفاده کرد.

پیش بینی عرضه نیروی کار از منابع خارج از سازمان

اگر با توجه به پست های خالی ، داوطلبان واجد شرایط ، به میزان کافی در داخل شرکت وجود نداشته باشند ، شرکت می تواند به منابع تامین کننده نیرو در خارج از شرکت توجه نماید.

هر چه نرخ بیکاری پائین تر باشد ، یافتن افراد واجد شرایط دشوارتر خواهد بود.

کارمند یابی ( شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

      پس از اینکه مدیر اجازه یافت افرادی را استخدام نماید ، گام بعدی این است که داوطلبان را مشخص نماید ، که احتمالأ این کار را از طریق شناسائی افراد واجد شرایط از میان کارکنان ( منبع داخلی ) و یا از منابع خارجی انجام خواهد داد. کارمند یابی ( شناسائی افراد واجد شرایط ) از آن جهت اهمیت دارد که هر قدر داوطلب بیشتر شود مدیر حق گزینش بیشتری خواهد داشت.

برای اینکه از صفحه تبلیغ روزنامه ها جهت شناسائی افراد واجد شرایط به شیوه ای موفقیت آمیز استفاده نمود ، باید به دو مسئله توجه نمود :رسانه ای که مورد استفاده قرار می گیرد و ساختار تبلیغ.

سازمان های کاریاب به عنوان یک منبع تامین نیروی کار

      سازمان های کاریاب بر سه دسته اند :

      1) سازمان هایی که به وسیله دولت های مرکزی ، ایالتی یا محلی اداره می شوند.

      2)سازمان های غیر انتفاعی.

      3)سازمان های خصوصی.

      سازمان های کاریاب که بوسیله دولت ایالتی اداره می شوند تحت نظر وزارت کار ، اداره و هماهنگ می شوند و دارای بانک اطلاعاتی رایانه ای(از مشاغل ) هستند و دفاتر کاریاب ایالتی با یکدیگر ارتباط دارند.بسیاری از کارگران و کارمندان جهت گرفتن شغل بهاین سازمان ها مراجعه می کنند.

      دسته دوم سازمان های غیر انتفاعی هستند.بسیاری از سازمان های فنی و حرفه ای دارای واحد هائی هستند که به اعضا کمک میکنند شغل بیابند.

      سازمان های کار یاب خصوصی از مهم ترین سازمان هائی هستند که کارمندان و مدیران ، جهت گرفتن شغل به آنها مراجعه می کنند. این سازمان ها در ازای هر فرم که به متقاضی می دهند ، مبلغی را دریافت می کنند.

      کارگران موقت :بسیاری از کارفرمایان از طریق استخدام کارگران موقت ( از مجرای سازمان های خدماتی)نیروی کار دائمی خود را تکمیل می نمایند.این دسته از کارگران را ” پاره وقت“یا ”کارگران نیمه وقت“نیز می نامند.نیروی کار موقت بسیار زیاد است و تعریف مزبور در بر گیرنده همه کارگرانی است که شغل دائمی ندارند.

      سازمان های تامین کننده مدیران اجرائی به عنوان منبع تامین کننده نیروی انسانی:“سازمان های تامین کننده مدیران اجرائی“ که آنها را ”شکارچیان مغزها“ هم می نامند، سازمان های کاریاب ویژهای هستند که کارفرمایان و یا شرکت ها جهت تامین مدیران ارشد خود به آنها مراجعه می کنند.درصد بسیار اندکی از پست های شرکت به وسیله این افراد احراز می گردد.این مشاغل شامل مدیریت ارشد اجرائی و سرپرستی امور فنی می شود

      دانشگاه ها به عنوان منابع تامین نیروی کار:در مورد گزینش افراد از دانشگاه ها دو مساله اصلی وجود دارد.نخست،برای سازمان کاریاب یا کارمند یاب این کار نسبتأ پرهزینه و وقت گیر است.دوم ،گاهی سازمان های کارمند یاب نمی توانندنمی توانند کاری اثربخش انجام دهند.برخی از این سازمان ها که از آمادگی لازم برخوردار نیستند ، علاقه ای به این نوع داوطلبان نشان نمیدهند و خود را برتر می دانند.

      استخدام به هنگام تحصیل( گرفتن کمک هزینه تحصیلی):بسیاری از دانشجویان دانشگاه ها به هنگام تحصیل ( با گرفتن کمک هزینه تحصیلی ) ، در استخدام شرکت ها در می آیند.این شیوه استخدام به گونه ای است که دانشجو و کارفرما هر دو برنده می شوند.از دیدگاه دانشجو استخدام در حال تحصیل بدین معنی است که او باید مهارت های مورد نظر شرکت کارفرما را بیاموزد.کارفرمایان میتوانند با این روش افرادی را به استخدام در آورندکه پس از استخدام مفید واقع شوند.

      معرف ها و مراجعه شخصی ، به عنوان منابع تامین کننده نیروی کار:یکی دیگر از راه های تامین نیرو استفاده از معرف هاست. شرکت ها نیاز های خود را در خبرنامه سازمان اعلام می کنند و اعلامیه ها را به دیوار می چسبانند. برای یک سازمان یا کسی که افراد واجد شرایط را معرفی کند جوایزی در نظر گرفته می شود.

      جذب نیرو از طریق شبکه اینترنت:بسیاری از شرکت های بزرگ با استفاده از شبکه اینترنت در صدد جذب نیرو برمی آیند.از نظر هزینه و زمان به صرفه است.کسانی که به تبلیغ شرکت ” دعوت به همکاری“در شبکه دسترسی پیدا می کنند، ظرف یک روز به آن پاسخ می دهند ، ولی شرکتی که از طریق روزنامه افراد را به همکاری دعوت می نماید شاید تا یک هفته پس از دادن اعلامیه منتظر پاسخ بماند.

استخدام نیروی کار ناهمگون

      گزینش واستخدام نیروی کار ناهمگون نه تنها یک مسئولیت اجتماعی به حساب می آید ، بلکه امری ضروری است.ترکیب نیروی کار ایالات متحده با سرعتی فزاینده در حال تغییر است واین بدان معنی است که در امر گزینش و استخدام نیروی کار مسن تر، گروه های اقلیت و زنان گام های خاصی باید برداشته شود.

      کارگران سالخورده به عنوان یک منبع تامین کننده نیروی انسانی:شرکت ها نیروی کار سالخورده را به عنوان یکی از منابع تامین کننده نیروی انسانی به حساب می آورند و در این باره چندین دلیل ارائه می نمایند.یک دلیل این است که به سبب بازنشستگی های زود هنگام و باز خرید خدمت، بسیاری از کارکنان پیش ازرسیدن به سن بازنشستگی از سازمان ها اخراج شده اند و مایل هستند که یکبار دیگر به بازار کار وارد شوند.با توجه به تغییراتی که در سایه سن به وجود می آید، توانائی های فیزیکی ، عملکرد شناختی و شخصیتی

نمیتوانند بر بازده فرد اثر بگذارند ، مگر اینکه شغل مورد بحث نیاز به توانا ئی های جسمی بالایی داشته باشد.

      استخدام پدر یا مادر مجرد:حدود دو سوم پدران و مادران مجرد در آمریکا مشغول کار هستند.اجرای برنامه های مبتنی بر ”زمان کار انعطاف پذیر ” به کارکنان این امکان را می دهد که ساعات کار خود را انعطاف پذیر نمایند.سازمان ها علاوه بر اجرای برنامه های کار انعطاف پذیر باید مدیران و سرپرستان خود را آموزش دهند تا نسبت به مسائلی که پدران و مادران مجرد با آنها روبرو می شوند ، حساسیت نشان دهند.

      استخدام گروه های اقلیت وزنان:شرکت ها ناگزیرند برای جذب اقلیت ها و زنان برنامه های جامع تدوین نمایند.برنامه هائی که شامل سیاست های مربوط به ارزیابی مجدد کار کنان ، برنامه های کاری انعطاف پذیر ، طرح ریزی مجدد شغل و برنامه های مربوط به مزایای کار انعطاف پذیر گردد.

      دریافت کنندگان کمک از سازمان های خیریه به نیروی کار می پیوندند: شرکت ها برای جذب نیروی کار قدیمی، که در زمان کنونی از سازمان های خیریه کمک دریافت می کنند ، می توانند برنامه هائی به نام ”کمک های خیریه برای ایجاد کار ” به اجرا در آورند.موفقیت های برنامه های ”خیریه برای ایجاد کار ” در گرو آموزش هائی است که باید به افراد داده شود و نیز برنامه هائی که در جهت جامعه پذیری افراد انجام گیرد.مشارکت کنندگان در این برنامه ها آموزش های لازم را در چند هفته فرا می گیرئد.

تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

      فرم درخواست کار:پس از جمع آوری لیست بلند بالائی از داوطلبان ،فرایند گزینش آغاز می گردد .فرم درخواست کار نخستین گام در این فرایند است و یکی از راه های مناسبی است که می توان به سرعت به اطلاعاتی دقیق از گذشته فرد و داوطلب جمع آوری کرد و معمولأ شامل اطلاعاتی در باره میزان تحصیلات ، سابقه کار و نوع تحصیلات فرد می شود.

      یک فرم تکمیل شده شامل چهار دسته ازاطلاعات است:

1)بوسیله آن می توان در باره موضوعات اصلی و محتوائی قضاوت کرد.

2)می توان در مورد رشد فرد در گذشته و شخصیتی که برای سطح مدیریت اهمیت دارد به نتیجه رسید.

3)میتوان در مورد ثبات و پایداری فرد ، بر مبنای سابقه کار و گذشته او ، به نتیجه نسبتأ خوبی دست یافت.

4)میتوان پیش بینی نمود که آیا داوطلب در شغل خود موفق خواهد بود یا نه؟

فرصت برابر و فرم درخواست کار

شرکت ها باید به صورتی دقیق برگ درخواست کار را بررسی نمایند تا مبادا قانون مربوط به دادن فرصت برابر به همگان نقض شود.پرسش هائی در باره نژاد ، مذهب ، سن ، جنس یا ملیت شخص در زمان تولد به طور کلی غیر قانوانی نمی باشند.ولی در برخی از ایالت ها هم غیر قانونی هستند