عملکرد و ساختار سیستم های اطلاعات

عملکرد و ساختار

سیستم های اطلاعات

سیستم پردازش مراوده ای( داد و ستد- عملیات- تراکنش)

سیستمی است که عملیات روزمره سازمان را پشتیبانی می کند

عملکرد و ساختار

سیستم های اطلاعات

سیستم پردازش مراوده ای( داد و ستد- عملیات- تراکنش)

سیستمی است که عملیات روزمره سازمان را پشتیبانی می کند

و در رده عملیاتی کاربرد دارد. مثل:

—            سیستم خرید

—            سیستم فروش

—            سیستم انبار

—            سیستم اعتبارات

—            سیستم اموال

—            سیستم حقوق و دستمزد

وظایف سیستم پردازش مراوده ای

1. ورود داده ها
2. پردازش داده ها
3. نگهداری بانک داده ها( ذخیره سازی)
4. تهیه اسناد و گزارش ها
5. پاسخ به پرسش های احتمالی

ورودی، پردازش و خروجی سیستم پردازش مراوده ای

الف) ورودی ها:

1. داده های اولیه: ثبت عملیات روزانه مثل عملیات حسابداری یا فروش کالا
2. درخواست اطلاعات از سیستم
3. وارد کردن یک دستورالعمل: «ذخیره کردن فایل»، «چاپ رکورد»
4. پیام به کاربر دیگر در شبکه: مبادله اطلاعات
5. انجام تغییرات: اصلاح یک سند

ب) پردازش:

1. مرتب سازی: فهرست کردن بر اساس یک ویژگی
2. دستیابی: پیدا کردن فایل یا نام مورد نظر( فراخوانی رکورد یک دانشجو از پایگاه مورد نظر)
3. تلخیص: ارائه جمع یک سری اقلام
4. انتخاب: انتخاب بر اساس یک ویژگی( مثلاً انتخاب دانشجویانی که بیش از 100 واحد گذرانده اند)
5. کار با داده ها: انجام عملیات محاسباتی و منطقی
6. حذف داده های زاید

ج) خروجی:

1. نمایش اطلاعات روی صفحه نمایش
2. چاپ گزارش، اسناد و پیام روی کاغذ

مثال: سیستم پردازش مراوده ای دفتر فروش بلیط

الف) ورودی ها: لیست صندلی های خالی و قیمت آنها

ب) پردازش: پیدا کردن جاهای خالی متناسب با درخواست و پر کردن آنها و تغییر موجودی صندلی های خالی

ج) خروجی:

–        چاپ بلیط

–        تهیه صورت حساب کلی اتوبوس، قطار و ...

نکته:

•         هر TPS اطلاعات خاص خود را نگهداری و پردازش می کند و گزارش های خاص خود را تولید می کند.

•         مثلاً گزارش حقوق و دستمزد خاص کاربر حقوق و دستمزد است نه انباردار

برنامه‌های TPS دادهای TPS دادهای TPS پاسخ عملیات وارد سیستم می‌شود گزارش ها

عملکرد سیستم اطلاعات مدیریت

—            تولید گزارش های خلاصه، ساختارمند، منظم و تکراری

—            تسهیل کار مدیران در زمینه:

–            برنامه ریزی

–            تصمیم گیری

–            کنترل فعالیت ها

ساختار MIS

داده‌های TPS برنامه MIS داده‌های MIS انتخاب داده‌های TPS کاربر گزارشها درخواست گزارش

فعالیت ها (عملیات) سیستم پردازش مراوده‌ای TPS پایگاه داده‌ها MIS مالی توسعه بازاریابی منابع انسانی گزارش برنامه ای گزارش خاص گزارش درخواستی گزارش تفصیلی

گزارش‌های MIS

1. گزارش‌های برنامه‌ای

    این گزارش‌ها به طور متناوب و در فاصله‌های زمانی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه) تهیه می‌شوند.

    مثال:

–        گزارش عملکرد هفتگی نمایندگی‌های فروش

–        گزارش روزانه موجودی انبار   

–        گزارش هفتگی هزینه‌های تولید (به تفکیک نیروی انسانی، مواد و ضایعات)

2. گزارش‌های خاص (ویژه)

    این گزارش‌ها در مواقع خاص و شرایط غیرعادی تهیه می‌شوند.

    مثال:

–        گزارش کالاهای انبار که موجودی آنها زیر 50 عدد(خط سفارش) می‌باشد.

–        گزارش پروژه‌های دارای اعتبار مالی بیش از 1000000000ریال   

3. گزارش‌های درخواستی

    این گزارش‌ها به درخواست مدیر و متناسب با نیازمندی‌های مطرح در آن تهیه می‌شوند.

    مثال:

–        گزارش موجودی انبار یک کالای خاص

–        گزارش ساعات کار یک کارمند خاص   

–        گزارش فروش یک محصول در طول سال

4. گزارش‌های تفصیلی

    این گزارش‌ به منظور کنترل اطلاعات و صحت سایر گزارش‌ها تهیه می‌شوند.

    مثال:

–        هنگامی که مدیر گزارش یک مبلغ کلان را تحت عنوان وام کارکنان دریافت می‌کند، برای کسب اطمینان از درستی مبلغ مورد نظر، فهرست اسامی کارکنان و مبلغ وام هریک از آنها را (به تفصیل) درخواست می‌کند.

سیستم پشتیبان تصمیم

تصمیم گیری = انتخاب یک راه حل از میان راه حل های مختلف

تصمیم گیری = جوهره تمامی فعالیت های مدیریت

انواع تصمیمات از نظر سایمون:

1. برنامه ریزی شده( ساخت یافته): تکراری است، مسأله جدید نیست و قبلاً هم وجود داشته است.
2. برنامه ریزی نشده( ساخت نیافته): مسأله نوظهور است و روش شناخته شده ای برای تعیین نوع مسأله وجود ندارد. 

سیستم پشتیبان تصمیم

—            DSS یک سیستم پشتیبان مدیر در حل مسایل نیمه ساخت یافته است.

اهدافDSS

1. کمک به تصمیم گیری مدیر در حل مسایل نیمه ساخت یافته
2. پشتیبانی به جای جایگزینی قضاوت های مدیریتی (DSS به جای مدیر عمل نمی کند بلکه از آن پشتیبانی می نماید. )
3. تکمیل اثربخشی تصمیم گیری به جای کارآیی آن

حل رایانه حل مدیر + رایانه(DSS) حل مدیر ساخت نیافته نیمه ساخت یافته ساخت یافته درجه ساخت یافتگی مسأله 0

مراحل تصمیم گیری از نظر سایمون:

1. آگاهی( هوش): جستجوی محیط برای تعیین شرایطی که مستلزم تصمیم خاصی است( شناسایی مسأله)
2. طراحی: ایجاد، توسعه و تجزیه و تحلیل راه حل های ممکن
3. انتخاب: ارزیابی و انتخاب از بین راه حل های ممکن
4. بازنگری: ارزیابی راه حل های گذشته

سه روش دریافت اطلاعات از DSS :

1. گزارش: قدیمی ترین و معمولی ترین روش دریافت اطلاعات است که به طور خودکار و متناوب(دوره ای) تهیه می شود.
2. جستجو: به صورت پرسش و پاسخ انجام می شود. مدیر پرسشی را مطرح می کند و پاسخ را از DSS دریافت می نماید.
3. شبیه سازی: برای نمایش رفتار یک پدیده واقعی از مدل های ریاضی استفاده می شود. (What – If )

◦         هدف شبیه سازی:

–            درک بیشتر سیستم

–            پیش بینی رفتار آتی

–            اعمال تغییرات خاص روی پدیده

تعریف EIS: سیستمی است که برای پشتیبانی از بالاترین سطح مدیران سازمان طراحی می شود.

فعالیت های زیر از طریق EIS پشتیبانی می شوند:

1. تصمیمات سطح عالی سازمان
2. برنامه ریزی راهبردی و بلندمدت
3. نظارت بر رویدادها و منابع داخلی و خارجی
4. مدیریت بحران
5. روابط کار در سازمان

ویژگی های سیستم اطلاعات مدیران ارشد(EIS)

1. تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد اجرایی
2. داشتن اطلاعات کلی و جامع( در صورت لزوم جزئی)
3. ارائه گزارش های خلاصه به شکل جدول و نمودار
4. استفاده از منابع مختلف داده ها
5. به موقع بودن اطلاعات
6. استفاده از داده های خارجی( رقبا، شرایط اقتصادی و ..)
7. داشتن نگاه به آینده

داده های مورد استفاده درEIS

1. داده های نرم: شامل اخبار متنی و اطلاعات بدون تحلیل.

–        انتخاب نوع اخبار و اطلاعات یکی از چالش های EIS است.

–        اخبار و اطلاعات از سایت های خبری و اینترنت به دست می آید.

2. داده های سخت: شامل وقایع( رویدادها) و اعداد و ارقام.

–        این داده ها از TPSو MIS فراخوانی می شود.

داده های نرم و سخت جهت بهره برداری مدیران ارشد به صورت گزارش های مختصر در می آید.

برنامه EIS مدیران ارشد داده‌هایMIS نمودار جدول داده‌هایTPS مدل‌هایDSS داده‌هایDSS مدل‌هایEIS گزارش‌ها درخواستها