راهنمای کسب کارشناسی ارشد/دکترای مدیریت
مشاوره و ارائه دروس و اطلاعات لازم برای توفیق در کسب مدرکراهنمای کسب کارشناسی ارشد/دکترای مدیریت
مشاوره و ارائه دروس و اطلاعات لازم برای توفیق در کسب مدرکفصل 9: ارتباطات
تضاد و تعارض است. ارتباطات 70% زمان بیداری را شامل میشود. وجود گروه وابسته به ارتباطات است یعنی انتقال مقصود بین اعضاء و درک آن.
ارتباطات ضعیف منبع
ارتباطات کامل: باعث ایجاد تصویری در ذهن گیرنده می شود مانند تصویر فرستنده که این مفهوم در دوران شیرخوارگی بسر میبرد و در عمل وجود ندارد.
فصل 9: ارتباطات
ارتباطات ضعیف منبع
ارتباطات کامل: باعث ایجاد تصویری در ذهن گیرنده می شود مانند تصویر فرستنده که این مفهوم در دوران شیرخوارگی بسر میبرد و در عمل وجود ندارد.
نقش ارتباطات
چهار نقش عمده : کنترل، ایجاد انگیزه، ابراز احساسات، اطلاعات را در سازمان و گروه ایفا میکند.
- کنترل: بوسیله دستورالعملها، مراتب اختیارات یا رهنمودهای رسمی و یا رفتارهای غیررسمی (مسخره کردن) میتوان رفتار اعضاء را کنترل کرد.
- انگیزش: پاداش، تعیین هدفهای ویژه، بازخورد نتیجه، تقویت رفتارهای مطلوب موجب تقویت انگیزش میشود.
- احساسات: ارتباطاتی که درون گروه صورت میگیردیکی از ابزار اصلی است که افراد بدان وسیله انواع احساسات خود را ابربز می کند.
- تصمیم گیری (اطلاعات): از طریق سیستم ارتباطات اطلاعات برای تصمیم گیری در اختیار افراد قرار میگیرد.
تمام این بخشها از نظر اهمیت یکسال میباشند.
در نتیجه برای عملکرد اثر بخش گروه باید اعضاء را بگونه ای کنترل نمود به عملکرد بهتر تشویق کرد وسیله ابراز احساسات بوجود آورد و سرانجام راه را انتخاب نمایند.
فرآیند ارتباطات
قبل از هر ارتباطی پیام باید ارسال گردد باید از منبع پیام ارسال شود بعد به رمز درآید بوسیله کانال ارتباطی به گیرنده رسیده و آن را از رمز خارج کند الگوی فرآیند ارتباطات دارای 7 بخش میباشد.
1- منبع ارتباطات 2- به رمز درآمدن پیام 3- پیام 4- کانال 5- از رمز خارج کردن پیام 6- گیرنده پیام 7- بازخور نمودن نتیجه :
منبع پیام از طریق به رمز درآوردن یک فکر یا اندیشه بوجود می آید. پیام یک محصول فیزیکی واقعی است که در سایه به رمز درآمدن منبع پیام بوجود می آید. پیام مانند حرف زدن، نوشتن، کانال وسیله ای است که پیام از آن عبور میکند و باید رسمی بودن یا غیر رسمی بودن آن را تعیین کنیم.
سازمان کانالهای رسمی را تعیین میکند (زنجیره ارتباطات و سلسله مراتب اداری) پیامهای شخصی یا اجتماعی از کانالهای غیررسمی میگذرد باید پیام به شکل قابل فهم برای گیرنده شود و بعد به گیرنده انتقال یابد. بازخور یعنی کنترل میزان موفقیت در ارسال پیام (آیا درک شده است یا خیر)
افقی
مسیر ارتباطات : روبه بالا
عمودی
رو به پایین
مسیر عمومی رو به پایین :
ارتباطات از یک سطح به سطح پائین تر مدیر بازیردستان باید شفاهی و رو در رو باشد.
مسیر رو به بالا :
بازخور عملیات، آگاهی مدیر از نتیجه باعث آگاهی مدیر از نوع احساسات کارکنان و نظرات آنها نیز میشود. مانند شکایتها، نشستهای غیر رسمی
- ارتباطات در سطح افقی : ارتباطات بین اعضاء گروهی که در یک سطح هستند جهت صرفه جویی در وقت و تسهیل ارتباطات لازم است، غالباً غیررسمی است، ازنظر مدیر میتواند خوب یا بد باشد اگر کانالهای ارتباطات رسمی نقض شود ارتباطات افقی زیان بار است.
گفتاری
راههای شناخته شده در ایجاد ارتباط کتبی
غیرگفتاری
گفتاری و نوشتاری : گفتاری مانند بحثها و شایعات، هوچی گری، دارای سرعت در انتقال و ارائه بازخور سریع هستند اما عیب اصلی آن است که از هر چند نفر بیشتر که عبور کنند احتمال تحریفشان بیشتر است.
نوشتاری : نامه ها، بخشنامه ها و ... مدرکی از پیام نزد دهنده و گیرنده وجود دارد و قابل استناد است در مورد پیامهای بلند و پیچیده این موضوع اهمیت بیشتری دارد و نیز دقت در این پیامها بیشتر است در نتیجه منطقی تر و رساتر میباشند.
اما وقت گیر و کندتر میباشند و عیب دیگر عدم بازخورد میباشد و نیز باعث عدم اطمینان از تفسیر مشابه آنچه مدنظر فرستنده بوده میشود.
- پیامهای نه چندان روشن : ارتباطات غیرگفتاری، بخش مهمی از ارتباطات میباشد میتوان همراه گفتار باشد یا میتواند جدا از آن باشد مانند اشاره، اخم، لبخند، حرکات اعضاء و اندام بدن.
- ایجاد اشاره : هنگامی که با گفتار در آمیخته میگردد پیام کاملتری میگردد. زبان عمل بسی گویا تر از گفتار است.
شبکه های ارتباطی : گروه های چند نفره باعث ایجاد کانالهای ارتباطی با مسیر بحرانی میشوند.
زنجیره ای
گروههای کوچک و رسمی : بیشتر در آزمایشگاهها امتحان شده است عبارتند از : چرخی
فراگیر
- زنجیره ای : یک زنجیره فرماندهی رسمی
- چرخی : رهبر کانون ارتباطات است
- فراگیر (شبکه ای) اعضاء همه درگیر هستند بصورت آزادانه (گروههای ضربت، گروههای خاص)
اثربخشی به هدف گروه بستگی دارد. مثلاً سرعت بیشتر استفاده از شبکه ای و یا چرخی
صحت پیام زنجیره ای یا چرخی- رضایت شغلی : شبکه ای بهترین و چرخی برترین
- شبکه ارتباطی در گروههای غیر رسمی : شایعه پراکنی
حدود 75% شایعات درست است. در زمانی که افراد میخواهند نسبت به موقعیت مهمی واکنش نشان دهند شایعه ایجاد میشود و تا زمانی دوام می یابد که انتظارات موجب ایجاد آن تامین گردد.
-برای مدیران: ابهامات و مسائل مهم کارکنان را مشخص میکند و در نتجه یک نوع صافی و یا بازخور نتیجه است میتوان شایعه را تجزیه و تحلیل کرد رفتار آینده سازمان را پیش بینی نمود.
موانعی که بر سر راه ارتباطات اثر بخش قرا ردارد:
- از صافی گذرانیدن اطلاعات : دستکاری دهنده پیام جهت مطلوب تر شدن برای گیرنده و نیز تعداد سطوح سازمانی.
- ویژگیهای شخصی : گیرنده همان چیزی را که علاقه دارد می بیند یا می شنود و علایق و انتظارات خود را القا میکند و بر همان اساس رمزگشایی پیام را انجام میدهد.
-جنسیت :مانعی بر سر راه ارتباطات اثربخش زن و مردان است. مردان بر مقام خود تاکید میکنند مردان با زبان استقلال و مقام سازمانی سخن می گویند و می شنوند و زنان با زبان صمیمیت و ارتباطات اجتماعی. مردان بدنبال کنترل و اعمال نظر هستند زنان بدنبال کسب حمایت.
- عواطف :نوع احساس گیرنده بر تفسیری که او از محتوای پیام میکند تاثیر دارد. عاقلانه نیست.
- زبان : کلام برای افراد مختلف معانی مختلف دارند. سن، تحصیلات و زمینه فرهنگی متغیری هستند که معنی و مفهوم کلمات را تحت تاثیر قرار میدهند برداشتهای مشابه و یکسانی از کلمات در سطوح مختلف نمیشود و عوامل زیادی بر روی آنها تاثیر دارند.
- ارتباطات غیرگفتاری : همیشه ارتباطات گفتاری با ارتباطات غیرگفتاری همراه است واگر ارتباطات غیرگفتاری با پیام سازگار نباشد سر در گمی می آورد.
ارتباطات بین فرهنگها : فرآیند به رمز در آوردن و از رمز خارج کردن پیام به زمینه های فرهنگی فرد بستگی دارد واختلافات فرهنگی باعث تفاوت در معانی و رفتارها میشود در نتیجه رعایت نکات زیر ضروری است.
1- اساس را بر اختلافات فرهنگی بگذارید مگر خلاف آن اثبات شود.
2- قضاوت خود را به تاخیر بیاندازید.
3- خود را بجای دیگران قرار دهیم (دیگری را بدان گونه که هست مشاهده کنیم)
4- رای قطعی صادر نکنیم تا به مدارک و شواهد بیشتری دست پیدا کنیم.
نکات کاربردی برای مدیران (موانع بر سر راه ارتباطات کدامند)
- استفاده از نتیجه بازخورد شده. بسیاری از مشکلات از سوء تفاهم و بد فهمی است مدیر باید از نتیجه شبکه ارتباطات استفاده کند ببیند آنچه بازخور میشود مورد نظرش بوده یا خیر از بازخور عملی نیز استفاده کرده که بسیار گویاتر است.
- زبان ساده : ساختار پیام روشن و قابل درک باشد و نیز کلمات به دقت انتخاب گردند.
- گوش دادن : ما می شنویم ولی به ندرت گوش می دهیم (بصورت فعال به دنبال معنی و مقصود گشتن) شنیدن یک اقدام غیرفعالانه است. گوش دادن کار مشکلی است. انسان در دقیقه میتواند 150 کلمه حرف بزند در حالی که ظرفیت شنیدنش حدود 1000 لغت است. گیرنده باید خود را بجای دهنده پیام بگذارد.
- کنترل احساسات : در زمان احساسی شدن صبر کرده تا به شرایط عادی باز گردیم.
- به ارتباطات غیرگفتاری توجه کنید : عمل گویاتر از حرف است.
- استفاده از شایعات : مدیر از شایعات به روش معقول استفاده نماید، پیامها را سریعتر برساند و واکنشها را دریافت کند.
