فصل 17- تغییر و بهبود سازمانی

فصل 17- تغییر و بهبود سازمانی

عوامل محیطی باعث می شوند که مدیران ، برنامه هایی را در جهت ایجاد تغییرات جامع یا فراگیر در سازمان به اجرا در آورند .

فصل 17- تغییر و بهبود سازمانی

عوامل محیطی باعث می شوند که مدیران ، برنامه هایی را در جهت ایجاد تغییرات جامع یا فراگیر در سازمان به اجرا در آورند .

عواملی که موجب ایجاد تغییر سازمانی می شوند عبارتند از :

1. ماهیت نیروی کار
2. تکنولوژی
3. ضربه های اقتصادی
4. رقابت
5. روند اجتماعی
6. سیاستهای جهانی

تغییراتی که آگاهانه و از قبل برنامه ریزی شده باشد و نوعی اقدام آگاهانه و هدفدار به حساب می آید ، تغییرات برنامه ریزی شده می باشند . این تغییرات توانایی سازمان را با لا می برند و در پی تغییر دادن رفتار کارکنان هستند .

تغییرات برنامه ریزی شده در گرو تغییراتی است که در رفتار افراد و گروههای مشغول در سازمان رخ می دهد . عوامل تغییر می تواند مدیر ، کارگر ، کارمند یا از افراد غیر مدیر باشد که به عنوان یک مشاور ( فردی خارج از سازمان ) در آن سازمان کار می کند .

دو دیدگاه :

دیدگاه اول : سازمان مانند یک کشتی بزرگ است که بر روی آبهای آرام دریای مدیترانه به سوی بندری مشخص به پیش می رود و رویارویی با پدیده تغییر بصورت نوعی واکنش است که با بر هم خوردن وضع موجود سازمان باید از خود دهد و تنها موردی است و گاه گاهی رخ می دهد .

دیدگاه دوم : سازمان بیشتر به یک قایق بزرگ شباهت دارد تا یک کشتی . این قایق به جای اینکه در آبهای آرام شناور باشد باید از یک رودخانه پرتلاطم بگذرد که جریان آب همواره طوفانی است . تغییر یک امر طبیعی است و مدیریت باید به صورت دائم با این پدیده دست و پنجه نرم کند .

آبهای آرام : کرت لوین برای دست یازیدن به یک پدیده تغییر، یک فرایند سه مرحله ای ارائه کرد . ( خروج از انجماد )

1. نیروهای محرک که رفتار را از مسیر و وضع عادی خارج کنند و این نیروها افزایش یابند
2. نیروهای بازدارنده که موجب کندی حرکت می شوند و تعادل موجود را بر هم می زنند .
3. این دو روش را می توان در هم ادغام کرد .

هدف از انجماد مجدد ، تثبیت وضع جدید است تا بتوان نیروهای محرک یا بازدارنده را در حالت تعادلی قرار داد . این دیدگاه مناسب حالتی است که محیط نسبتا آرام باشد

الگوی تغییر سه مرحله ای لوین

---

---

آبهای کف آلود :

آبهای کف آلود یا رودخانه ناآرام درباره محیط نا مطمئن و پویا می باشد . و با وضعی شباهت دارد که سازمان از جامعه صنعتی خارج می شود و به دنیایی پا می گذارد که تحت سلطه اطلاعات و عقاید جدید است .

تعداد زیادی از مدیران این واقعیت را پذیرفته اند که ثبات و پایداری وجود ندارد و نمی توان چیزی را پیش بینی کرد و وضع موجود در هر لحظه به هم می خورد و مجددا اوضاع آرام می شود . بسیاری از مدیران کنونی هیچ گاه از آبهای کف آلود و طوفانی خارج نمی شوند آنها همیشه با پدیده تغییر رو در رو هستند و بر امواج متلاطم پیش می روند .

ادغام دو دیدگاه در یکدیگر :

آیا همه مدیران در دنیایی زندگی می کنند که پیوسته دستخوش تغییرات و تحولات شدید است ؟؟؟ خیر ، ولی برخی از آنها با شرایطی روبه رو هستند که پیوسته و به سرعت تغییر می کند . در زمان کنونی تعداد بسیار اندکی از سازمانها می توانند پدیده تغییر را به عنوان حالتی در نظر آورند که در دنیایی آرام و به صورت موقتی است . حتی اگر چنین سازمانهایی وجود داشته باشد باید با پذیرفتن خطرهای سنگین بدین گونه عمل کنند سرعت تغییرات بسیار سریع است و سازمانها یا مدیران نمی توانند وضعی آرام به تصویر در آورند .

مقاومت در برابر پدیده تغییر :

سازمانها و اعضای آنها ( از نظر رفتاری ) در برابر پدیده تغییر مقاومت می کنند . از یک دیدگاه این کار مثبت است زیرا موجب به وجود آمدن ثبات و پایداری در سازمان می شود . و می توان رفتار های آینده را پیش بینی کرد . اگر هیچ نوع ایستادگی یا مقاومت در برابر پدیده تغییر وجود نداشت رفتار سازمانی بصورت رخدادهای تشنج زا در می آمد که در مواردی جنبه انفجار به خود می گرفت . مقاومت در برابر تغییر می تواند به یک منبع تضاد یا تعارض در سازمان تبدیل شود . بدترین نوع مقاومت آن است که بصورت غیر مستقیم باشد یا اینکه اعضای سازمان بکوشند آن را برای مدت زمانی به تاخیر اندازند .

منشا مقاومت در برابر تغییر ؟ 2 دلیل

مقاومت های فردی : پنج دلیل برای مقاومت فردی وجود دارند که عبارتند از : عادت ، امنیت ، عوامل اقتصادی ، وحشت از پدیده مجهول ، چشم خود را در برابر واقعیتها بستن

مقاومت سازمانی : سازمانها بر حسب طبیعت محافظه کارند . شش منبع اطلی مقاومت سازمانی عبارتند از : مکانیسم ساختاری ، تغییرات اندک ، هنجارهای گروه ، تهدید متخصصان ، تهدید کردن قدرت مدیران ، تهدید ناشی از شیوه تخصیص منابع

غلبه بر عوامل مقاوم :

6 روش برای از بین بردن منابع یا عوامل که در برابر تغییر مقاومت می کنند عبارتند از : ارتباطات ، مشارکت ، در نظر گرفتن تسهیلات ، معامله ، افراد را دستاویز خود قرار دادن ، استفاده از زور

پدیده تغییر و بهبود سازمانی :

مقصود از بهبود سازمانی ، تغییرات برنامه ریزی شده است که بصورت منظم ( سیستماتیک ) به اجرا در می آید . بهبود سازمانی بر پایه ارزشهای مردم سالاری و مردمی گذارده شده است .

تفاوت بهبود سازمانی با شیوه ایجاد تغییر به روش سنتی از این قرار است :

تاکید بر تشکیل تیم

تاکید بر مشارکت و همکاری با مدیریت

تاکید بر تغییر دادن فرهنگ سازمانی

استفاده از متخصصان علوم رفتاری بهنوان عامل تغییر

انواع روشهای تغییر سازمانی :

روشهای ساختاری :

در روش ساختاری ( در فرایند بهبود سازمانی ) عامل تغییر می کوشد تا سازمان را به صورت ارگانیک ، پویا و انسانی در آورد . در آن دسته از برنامه هایی که سازمانها برای ایجاد تغییر به اجرا در می آورند می توان تغییرات عمده ساختاری یا تجدید سازمان را مشاهده کرد .

تجدید ساختار :

بازسازی یا تجدید ساختار یک امر ضروری است . عامل تغییر طرفدار ساختارهایی است که از نظر افقی گسترده تر باشند چون این ساختار ها به سه دلیل مفیدند . اول اینکه چنین ساختاری منافع اقتصادی دارد . دوم کاهش سطوح مدیریت از نظر عمودی موجب بهبود ارتباطات می شود . سوم گسترش حیطه کنترل ( نظارت ) منجر به این خواهد شد که کارکنان از استقلال و آزادی عمل بیشتری برخوردار شوند .

سیستم مبتنی بر پاداشهای جدید :

برنامه های مبتنی بر کار و تکنولوژی : عامل تغییر می کوشد تا کارهای واقعی را که افراد باید انجام دهند تغییر دهد یا در شیوه انجام آن تغییراتی بدهد . برنامه هایی که چنین مواردی به اجرا در می آیند عبارتند از :

طراحی شغل مجدد ، سیستم های فنی - اجتماعی ، بهبود کیفیت کار

انواع برنامه های بهبود کیفیت کاری :

دادن پاداشهای معقول و مناسب - ایجاد محیط امن و سالم

برنامه های مبتنی بر رفتارها و نگرش ها : شامل

- آموزش حساسیت

- بازخور نمودن نتیجه تحقیق

- مشورت در فراگردها

- تشکیل تیم

- بهبود روابط متقابل گروهها

مسایل جدید در تغییر سازمانی :

تنش یا فشار روانی : تغییر باعث شده است که بسیاری از کارکنان دچار تنش یا فشار روانی شوند . تنش یا فشار روانی یک وضع پویاست و به خودی خود چیز بدی نیست و می تواند دارای ارزشهای مثبت هم باشد .

نشانهای تنش ؟

بیماریهای ناشی از خون

این نشانها را می توان به سه گروه عمومی تقسیم کرد که عبارتند از :

- فیزیولوژیکی

- روانی

- رفتاری

رویارویی با پدیده تنش :

هر نوع تنشی ویرانگر نیست . هدف کاهش دادن تنش ویرانگر است . ابتدا با مساله گزینش فرد شروع می شود و مدیریت باید اطمینان پیدا کند که شخص مورد نظر دارای توانائیهای لازم برای کار مربوطه را دارد . راه دیگر برای کاهش طرح ریزی مجدد شغل است . راه دیگر اجرای برنامه هایی برای مدیریت زمان مانند برنامه های ورزشی و راه حل چهارم مراجعه کارمند به متخصص مشاوره می باشد .

تشویق به نو آوری :

عواملی که موجب نو آوری می شوند عبارتند از : متغیر های ساختاری

ساختاری : از کارامد ترین منابع خلاقیت هستند . در این سازمانها سطوح عمودی زیادی وجود ندارد و کارها چندان رسمی و متمرکز نیست و انطاف پذیری زیادی دارند و مستعد نو آوری و خلاقیت هستند . سابقه چندین ساله مدیریت نیز باعث نوآوری می شود . نوآوری در جایی بوجود می آید که با افزایش منابع روبه رو باشد . ارتباطات بین واحدها نیز موجب نوآوری و خلاقیت در سازمان می شود .

انسانی : سازمانهای نوآور همواره افرادی را آموزش می دهند و مهارت آنان را به روز می کنند تا احساس امنیت شغلی کنند .

فرهنگی : سازمانهای نوآور دارای فرهنگهای مشابه اند . آنها آزمودن و تجربه آموزی را تقویت می کنند و به کارهای موفقیت آمیز و غیر موفق پاداش می دهند . اشتباهات خود را جشن می گیرند

تثبیت اوضاع حرکت در جهت وضع جدید از حالت انجماد خارج شدن – ایجاد مشاغلی که توانائیها یا ظرفیت های انسانی را بالا ببرند – ایجاد امنیت و فرصت های کافی برای رشد شخص – بوجود آوردن یک محیط اجتماعی که عاری از تعصب باشد – حفظ حریم شخصی افراد – منافات نداشتن نقش فرد در محیط کار و نیازهای خانوادگی و آزارهای فردی – اقدامات و فعالیتهایی که در سازمان انجام می شود دارای مسئولیتهای اجتماعی باشد . – زخم معده تشنج – ناتوانی در تصمیم گیری – از دست دادن اشتها – متغیرهای فرهنگی – متغیرهای انسانی