فصل 14: تکنولوژی و طرح ریزی شغل

فصل 14: تکنولوژی و طرح ریزی شغل

این فصل از دو بخش اصلی تشکیل شده است :

·                                1- تکنولوژی در سازمان شامل چهار مبحث زیر:

1.                                                      مدیریت کیفیت کامل

2.                                                      بازسازی فرآیند کار

3.                                                      سیستم تولید انعطاف پذیر

4.                                                      منسوخ شدن مهارتها

فصل 14: تکنولوژی و طرح ریزی شغل

این فصل از دو بخش اصلی تشکیل شده است :

·                                1- تکنولوژی در سازمان شامل چهار مبحث زیر:

1.                                                      مدیریت کیفیت کامل

2.                                                      بازسازی فرآیند کار

3.                                                      سیستم تولید انعطاف پذیر

4.                                                      منسوخ شدن مهارتها

·                                2- طرح ریزی شغل شامل دو مبحث زیر:

1.                                                      تئوری هایی در زمینه ویژگیهای شغل ، شامل سه تئوری زیر:

§                                                                                تئوری اسنادی –(ترنز و لارنس)

§                                                                                الگوی ویژگیهای شغلی (ریچارد هک من و گرگ الدهام)

§                                                                                الگوی پردازش اطلاعات اجتماعی

2.                                                      طرح ریزی مجدد شغل  ، به سه روش زیر :

§                                                                                گردش کار

§                                                                                توسعه شغل (بسط و گسترش وظایف به صورت افقی)

§                                                                                غنی سازی شغل (بسط و گسترش وظایف به صورت عمودی)

تکنولوژی در سازمان:

تعریف تکنولوژی : تکنولوژی عبارت است از شیوه ای که داده ها (اقلام مصرفی) به ستاده ها (محصول) تبدیل می شود و هدف اصلی از کاربرد تکنولوژی نوین در محل کار ، جایگزینی ماشین آلات به جای نیروی انسانی و تولید با کیفیت و کمیت بالاتر با هزینه کمتر است.

در این بخش ما در رابطه با تکنولوژی به چهار موضوع ویژه می پردازیم . آنها عبارت اند از : مدیریت کیفیت کامل ، بازسازی فرآیند کار ، سیستم تولید  انعطاف پذیر و منسوخ شدن مهارتها.

مدیریت کیفیت کامل

در بحث از مدیریت کیفیت کامل استدلال می شود که « خوب بودن » به اندازه کافی خوب نیست! برای روشن تر شدن این مطلب ، فرض کنید که 9/99% کار که عالی باشد قابل قبول است و این بالاترین استانداردی است که می تواند کار را عالی معرفی کند ولی اگر در سازمان پست آمریکا از چنین استانداردی استفاده شود هر ساعت 200 نامه یا مراسله پستی گم می شود ، ویا در بیمارستانها هر هفته 500 عمل جراحی به صورت ناقص انجام می گردد و در هر روز 2 هواپیمای مسافربری که وارد فرودگاه شیکاگو می شود یا از آنجا به پرواز در می آید سقوط خواهند کرد.

در اجرای برنامه های مدیریت کیفیت کامل سعی می شود تا فرآیندها به صورت مستمر بهبود یابد تا دامنه تغییرات پیوسته کاهش پیدا کند.

در این میان اجرای چنین برنامه هایی چه اثراتی بر کارکنان دارد؟ کارکنان نمی توانند چون گذشته به کارهای خود تکیه و اعتماد نمایند و به سبب دست یابی به موفقیت هایی برخود ببالند . بنابراین امکان دارد تنش یا فشار روحی افراد ( به سبب جو حاکم بر سازمان ) افزایش یابد ، زیرا سازمان هیچ گاه اجازه نمی دهد وضع موجود به صورت سابق بماند. ورود به مسابقه ای که پایانی ندارد ، نمی تواند برنده داشته باشد. و چنین وضعی موجب افزایش تنش و فشار روانی دائمی می شود.

شاید مهمترین کاربرد این پدیده برای کارکنان این باشد که مدیریت آنها را به عنوان منابع همیشگی ای بداند که می توانند پیوسته عقاید و نظریات سازنده ارائه کنند.

تفویض اختیار به تیم هایی که در فرایند بهبود امور مشارکت می کنند در سازمانهایی به اجرا در می آید که می کوشند برنامه های مربوط به کیفیت کنترل کامل را به اجرا درآورند.

بازسازی فرآیند کار

ارکان اصلی بازسازی فرآیند کار (مهندسی مجدد)

برای بازسازی فرایند ( مهندسی مجدد ) سازمان سه رکن اصلی مورد توجه قرار می گیرد . آنها عبارت اند از :

         -  شایستگی های ویژه ( شایستگی های ممتاز )

         - فرایندهای هسته ای

        -  تجدید سازمان در سطح افقی

مقصود از شایستگی های ممتاز کارهایی است که سازمان در مقایسه با سازمانهای رقیب بهتر می تواند انجام دهد ، همانند : کالاهایی با کیفیت بالاتر ، قیمت کمتر ، خدمات پس از فروش بهتر و...

همچنین باید فرایندهای هسته ای را مورد ارزیابی قرار دهد یعنی همان فرایندها یا فراگردهایی که ارزش شایستگی های ویژه یا ممتاز شرکت را بالا می برد و موجب افزودن ارزش به محصولات و خدمات شرکت می شود.

بازسازی فرایند ایجاب می کند که سازمان در سطح افقی بازسازی یا تجدید سازمان گردد و این به معنای تشکیل تیم های خود مدار است و وجود تیم باعث می شود که فرآیندها در سازمان  (و نه نوع وظیفه) مورد توجه قرار گیرد.

مقایسه مدیریت کیفیت کامل و بازسازی فرایند

·        در اجرای مدیریت کیفیت کامل کارها به صورت تدریجی بهبود می یابد، ولی در بازسازی عملکرد به صورت جهشی بهبود پیدا می کند ، یعنی در اجرای روش اول کاری که دارای نقص چندان زیادی نیست اصلاح می شود ولی در روش دوم ، به آنچه نقص اساسی دارد توجه می شود که آن را به دور می اندازند و کار را از نو شروع می کنند.

·        در روش مدیریت کیفیت کامل کارها از پایین شروع می شود و مسیری رو به بالا می پیماید ، و در امر برنامه ریزی برای یک برنامه ، مدیریت کیفیت کامل و جنبه های اجرایی آن ، از افراد خواسته می شود که در تصمیم گیری مشارکت نمایند ولی بازسازی اصولاً به وسیله مقامات عالی شرکت مشخص می شود و در سازمان اعمال می گردد. هنگامی که عمل بازسازی تکمیل شود کار و کارگاه به صورتی در می آید که تیم ، اداره کننده آن است و تیم ها هم خودمدار خواهند بود.

سیستم تولید انعطاف پذیر

ویژگی منحصر به فرد سیستم تولید انعطاف پذیر این است که می توان بدان وسیله طرحهای کامپیوتری و یکپارچه ، سیستم مهندسی و ساخت را در هم آمیخت و محصولاتی را با حجم و قیمت رقابتی تولید کرد.

گذشته از این کسانی که با سیستم تولید انعطاف پذیر کار می کنند اصولاً به صورت تیمی عمل می کنند ، در تصمیم گیریها از اختیارات نسبی زیادی برخوردارند و باید در این زمینه مهارتهای لازم را داشته باشند ، ساختار این تیم ها بیشتر ارگانیک است زیرا پدیده اتعطاف پذیری نیاز به چنین ساختاری دارد.

منسوخ شدن مهارتها

تغییر در تکنولوژی باعث شده که بسیاری از مهارتها منسوخ شود.

تکنولوژی های نوین که به وسیله کامپیوتر ، بازسازی ، کنترل کیفیت کامل و سیستم تولید انعطاف پذیر ارائه می شود باعث شده است که تقاضای کار و مهارتها به سرعت تغییر کند.

کارهای تکراری که به وسیله کارگران نیمه ماهر و بدون مهارت انجام می شد به صورت تمام خودکار در آمده است.

منسوخ شدن مهارتها ، مقامات مدیریتی را هم در بر می گیرد تکنولوژی های جدید موجب حذف مدیریت های میانی گشته است و تکنولوژی های اطلاعاتی جایگزین آنها گردیده است.بر این اساس نسل جدید مدیریت باید بر مسأله گوش فرادادن ، آموزش ، ایجادانگیزش و تشکیل تیم های ماهر تأکید نماید.

طرح ریزی شغل

تعریف : راه یا شیوه ای که کارها در هم آمیخته می شود تا مشاغل فردی به وجود آید که بر عملکرد و رضایت شغلی کارکنان نیز اثر می گذارد.

تئوری هایی در زمینه ویژگیهای کاردر مورد ویژگیهای شغل تئوری های متفاوتی ارائه شده است ، ما به سه تئوری که از مهم ترین آنها هستند می پردازیم . آنها عبارت اند از :

·                    تئوری اسنادی کار

·                    الگوی ویژگیهای شغل

·                    الگوی پردازش اطلاعات اجتماعی

تئوری اسنادی کار:

روش مبتنی بر ویژگیهای شغلی به وسیله دو پژوهشگر به نام ترنز و لارنس در سالهای میانی 1960 ارائه شد . برای ارزیابی اثر انواع مختلف شغل بر میزان رضایت و غیبت کارکنان یک روش تحقیق ارائه نمودند. آنها پیش بینی کردند که کارکنان مشاغلی را ترجیح می دهند که پیچیده ، چالگشر یا هماوردطلب باشد؛ یعنی این شغلها موجب افزایش رضایت شغلی و کاهش نرخ یا میزان غیبت آنان خواهد شد.

این دو پژوهشگر پیچیدگی کار را بر اساس 6 ویژگی تعریف کردند:

1) گوناگونی یا متنوع بودن کار

2) استقلال یا آزادی عمل درکار

3) مسئولیت

4) دانش و مهارت

5) روابط متقابل اجتماعی که مورد نیاز کار است

6) روابط متقابل اجتماعی که اختیاری است.

هر قدر شغل از نظر این ویژگیها نمره بالاتری می گرفت  از نظر  این دو پژوهشگر پیچیده تر بود.

ارائه تئوری اسنادی کار این دو پژوهشگر به سه دلیل از اهمیت زیادی برخوردار بود.

·                      نخست آنها توانستند ثابت کنند که کارکنان سازمانها نسبت به مشاغل گوناگون واکنشهای متفاوت نشان می دهند.

·                      دوم آنها توانستند مجموعه ای از ویژگیهای شغلی را برشمارند که می تواند کارها را بر آن اساس مورد ارزیابی قرار داد

·         سوم اینکه آنها به نیازهای فردی توجه کردند تا ببینند اختلافات فردی چگونه باعث می شود که آنان در برابر شغلهای متفاوت واکنشهای گوناگون از خود نشان دهند.

الگوی ویژگیهای شغلی:

ریچاردهک من و گرگ الدهام توانستند الگوی ویژگیهای شغلی را مبتنی بر پیش نیازهای شغلی ارائه نمایند.

با توجه به الگوی ویژگیهای شغلی  هر نوع کار یا شغل را می توان بر حسب 5 بعد اصلی کار به شرح زیر بیان کرد:

1-گوناگونی در مهارت

2- هویت کار

3- اهمیت کار

4- آزادی عمل

5- بازخورنمودن نتیجه

توجه کنید که با ترکیب  سه بعد نخستین ( گوناگونی در مهارت ، هویت کار و اهمیت کار ) در هم کار معنی داری بوجود آورد. یعنی اگر این سه ویژگی در یک نوع کار وجود داشته باشند، می توان پیش بینی کرد که کارگر یا کارمند کار مزبور را مهم و ارزشمند و مفید بداند.

الگوی پردازش اطلاعات اجتماعی:

واکنش افراد در برابر شغل یا کار به نوع پنداشت یا برداشت آنان از کار بستگی دارد ( و نه به جنبه های عینی شغل کار ) . این موضوع پایه و اساس سومین تئوری ویژگیهای کار را تشکیل می دهد. این تئوری را الگوی پردازش اطلاعات اجتماعی می نامند. در الگوی پردازش اطلاعات اجتماعی چنین استدلال می شود که کارکنان و اعضای سازمان  نگرشها و رفتارهایی را می پذیرند که بتواند نسبت به آثار اجتماعی واکنش مناسب نشان دهد.

طرح ریزی مجدد شغل:

اگر مدیر بخواهد شغل کارکنان را تغییر دهد یا مجدداً طرح ریزی کند چه راههایی در پیش رو دارد؟ با توجه به بحثی که ارائه می شود ، چنین مدیری می تواند به سه طریق عمل کند . آنها عبارت اند از :

·                    گردش کار

·                    توسعه شغلی

·                    غنی سازی شغل

گردش کار . اگر کارهای تکراری موجب کسالت کارکنان شود می توان با استفاده از پدیده ای به نام گردش کار ، محل کار یا شغل او را تغییر داد.

مزیت عمده برنامه گردش کار در این است که می توان با تنوع بخشیدن فعالیت کارگر یا کارمند ، از میزان خستگی وی کاست.

توسعه شغل . حدود سی سال پیش موضوع بسط و گسترش وظایف به صورت افقی ، یا آنچه را که ما – امروزه – توسعه شغلی می نامیم شهرت بسزایی یافت. افزایش تعداد و گوناگونی کارها یا وظایفی که یک نفر انجام می داد ، باعث شد که کارها و وظایف کارکنان تنوع بیشتری پیدا کند که می تواند همراه با آموزش و یادگیری تخصصی موجب افزایش کارآیی گردد.

غنی سازی شغل . غنی سازی شغل به موردی اطلاق می شود که کارها یا وظایف افراد در سازمان از نظر عمودی بسط و گسترش یابد. غنی سازی شغل باعث می شود که فرد در فرایند برنامه ریزی ، اجرا و ارزیابی کارهایش نقش بیشتری ایفا کند.

این پرسش مطرح است که چگونه مدیریت سازمان کار یا وظیفه افراد را غنی می سازد؟به روشهای زیر:

1-                ترکیب کارها : ترکیب کارهای جزیی و کلی

2-                ایجاد واحدهای کار طبیعی : مشخص نمودن کارها و یا وظایف یک شخص

3-                ایجاد رابطه با مشتری: ایجاد رابطه میان کارمند و مشتری

4-                بسط یا گسترش در سطح عمودی: واگذاری مسئولیت ها و خود مختاری و استقلال به کارمندان

5-                ایجاد کانال برای بازخور نمودن نتایج : ارایه نتایج عملکرد سازمان به کارکنان