خط مشی های تعیین نیاز های آموزشی و راههای بر طر ف کردن این نیازه

مقدمه:

نظام آموزشی تکمیل کننده نظام استخدامی  به شمار می رود،و موجب شکوفا شدن تواناییها می گردد،نیروی جذب شده در سازمان به منزله یک ماده خام در اختیار مدیریت است و اگر تحت یک نظام آموزشی صحیح قرار گیرد توسعه پیدا می کند و بارور می شود، در واقع در کوره آموزش به انسان همچون فلز گداخته یا مذاب شکل دلخواه داده می شود .

آموزش امری پر خرج و هزینه زاست لکن نباید فراموش شود که صرف هزینه برای آموزش نوعی سرمایه گذاری دراز مدت بر روی نیروی انسانی است کارکنان در پرتو آموزش صحیح قادر خواهند بود که وظایف خود را با بازدهی مطلوب و بهینه انجام دهند.

اساس آموزش آشنایی کارمند با وظایفی است که در شغل مورد نظر به او محول می شود به طوری که پس از ختم دوره آموزشی بتواند به خوبی از عهده اجرای وظایف حرفه ای خود  برآید . کم و کیف آموزش مورد نیاز برای کارکنان سطوح مختلف سازمان متفاوت است. به همین جهت برای آموزشهای مختلف در هر موسسه ، طبقه بندی خاص قایل هستند .یکی از طبقه بندی های ساده و متداول تقسیم کردن کارکنان هر موسسه به کارکنان اجرایی و مدیران و سرپرستان می باشد . با توجه به اینکه نوع مهارت و اطلاعات در این دو دسته مشاغل متفاوت است لذا برنامه های آموزش و پرورش منابع انسانی نیز تحت همین دو عنوان مطرح می شود.

اخیرا حضور زنان به عنوان مدیر در سازمانهای مختلف دولتی و غیر دولتی توجه صا حبنظران امور آموزشی سازمانها را به خود جلب نموده و با توجه به تفاوتهایی که از نظر جنسی ، فیزیکی و از همه مهمتر عاطفی بین زن و مرد وجود دارد، از ی طرف و فرهنگ اجتماعی ملی و منطقه ای ،از طرف دیگر نیاز آموزشی  ویژه ای برای مدیران زن در نظر گرفته می شود .

خط مشی تعیین نیازهای اموزشی :

تعیین نیازهای آموزشی عبارت است از براورد  تغییرات کیفی و کمی در نحوه ایفای وظایف و فعالیت های شغلی کارمند با استفاده و کمک از کارآموزی یا اجرای برنامه آموزشی ، تا در نتیجه کارآیی او به حداکثر افزایش یابد.

تشخیص نیازهای آموزشی یک سازمان مسئلهء پیچیده ای است . سازمان یک سیستم اجتماعی با یک هدف از پیش تعیین شده است و هر یک از افراد شاغل در آن هدفهای شخصی متفاوتی دارد.وقتی نیازهای آموزشی آشکار و مشهود نباشد اصطلاحا" نیاز های آموزشی پنهان گفته می شودبسیار مشکل است و مستلزم بررسی دقیق و همه جانبه در سازمان به وسیله یک گروه متخصص است .

چگونگی کار در تعیین نیازهای آموزشی:

در تعیین نیازهای آموزشی ، ابتدا با تجزیه و تحلیل شغل، فهرستی از ضوابط مختلف آن شغل از قبیل :

-         میزان دانش و معلومات

-         توانایی های ذهنی

-         مهارت های بدنی

وسایر خصوصیات مربوطه تهیه می شود. سپس مسئول تعیین نیاز با در دست داشتن این شرایط و ضوابط ، از طریق کار بینی ، مصاحبه ،پرسشنامه و مراجعه به سوابق شرایط احراز تعیین شده را با وضع موجود شاغل شغل مقایسه و اختلا فها را مشخص و تعیین می کند.

این شیوه کار در واقع مقایسه ای بین دانشها ، مهارت و توانایی لازم و مورد نیاز برای یک شغل و دانش ،مهارت و توانایی  موجود در شاغل یا متصدی فعلی آن شغل می باشد بدین ترتیب کمبود های افراد از نقطه نظر دانش ، مهارت و توانایی، یا طرز رفتار و تلقی مشخص می شود.

به منظور تعیین احتیاجات آموزشی یک سازمان لازم است در بدو امر سازمان را به طور همه جانبه مورد تجزیه و تحلیل قرار داد تا طرح تعیین نیازهای آموزشی به طور مجرد در خلاء انجام نپذیرد و پس از تحقیق همه جانبه در سازمان ، چنانچه روشن شود که واقعا" نارسایی های آموزشی سبب ایجاد نا بسامانی ها و مشکلات در سازمان برای حصول به هدف است کارشناس آموزش مؤظف خواهد بود تا در تهیه طرح تعیین نیازهای آموزشی اقدام لازم را به عمل آورد.

موارد زیر در تجزیه و تحلیل سازمان و کشف نیازهای آموزشی کارکنان مورد نظر است و باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد :

1-     اهداف سازمان (هدف اصلی تشکیل سازمان و اهداف فرعی آن)

2-     نمودار سازمانی (ساختار تشکیلاتی)

3-     منابع انسانی  پیش بینی شده در ساختار سازمانی   

4-     منابع انسانی موجود

5-     وظایف و مسئولیت های بخش های مختلف سازمان

6-     سرعت گردش کار

7-     روابط بین کارکنان سازمان

8-     روحیه افراد

9-     میزان دلبستگی و علاقه کارکنان به کار

10-  میزان حقوق و مزایا و امتیازات شغلی

11- محیط انجام کار از نظر فضا و جا و مکان

12- میزان تحصیلات کارکنان مشاغل موجود

13- انواع مشاغل سازمان

14- میزان شکایات در واحدهای مختلف

موارد مذکور به صورت پیچیدهای با یکدیگر بستگی و تاثیر متقابل دارند به نحوی که درک روابط بین عوامل فوق که یکی از مسائل اساسی تجزیه و تحلیل سازمان است کار آسانی نمی باشد

و حاصل دقت و کوشش خستگی نا پذیر یک گروه متشکل از کارشناسان رشته های مختلف علمی است.

هدف از بررسی و تجزیه و تحلیل مسائل سازمان از نظر آموزش دستیابی به نتایج زیر است:

1-     آیا در سازمان مورد نظر ، نیاز آموزشی مشاهده می شود؟

2-     در صورت کشف نیاز آموزشی از چه نوع بوده، و مدت آن چه قدر است ؟

3-     این نیاز بیشتر در چه بخشی از سازمان مشهود است ؟

4-     چه کسانی باید آموزش ببینند؟

5-     تعداد آنها چند نفر است؟

6-     آیا با توجه به صرف حداقل هزینه مربوط ،آموزش مقرون به صرفه بوده و تنها راه علاج و درمان مسئله است ؟

برای آنکه تفاوت نیروی انسانی پیش بینی شده و نیروی انسانی موجود در سازمان از نظر کمی و کیفی آشکار شود یک شیوه آن است که اطلاعات لازم از وضع نیروی انسانی در سازمان جمع آوری شده و با تعداد پیش بینی شده در نمودار سازمانی مقایسه گردد.

در این ارتباط  بهتر است جدولی تنظیم شود و در اختیار رؤسای ادارات و مدیرا قرار گیرد تا نیازهای خود را مستقیما" در جدول مذبور منعکس کنند و در این زمینه پرسشنامه ای هم تهیه شود و در اختیار کارکنان قرار گیرد سپس اطلاعات جمع آوری شده و مورد تجزیه و تحلیل واقع شود و نتایج لازم به دست آید.

شیوه های تعیین نیاز های آموزشی:

برای تعیین نیاز های آموزشی ، بررسی موارد زیر پیشنهاد شده است:

-         تجزیه و تحلیل و بررسی تشکیلاتی

با توجه به اهداف سازمانی ، چگونگی تخصیص منابع انسانی مورد بررسی قرار می گیرد سؤالات زیر مطرح شده است:

1-     آیا منابع انسانی موجود سازمان جوابگوی احتیاجات اجرایی حال و آینده سازمان می باشد؟

2-     آیا در تمام زمینه ها از منابع انسانی و مادی سازمان حداکثر استفاده به عمل می آید؟

3-آیا محیط و شرایط درون سازمانی به نحوی است که کارکنان قادر باشند وظایف خود را با حداکثر کارایی انجام دهند و توانایی های بالقوه خود را به مرحله عمل و اجرا در آوردند؟

برای ارزیابی وظایف و فعالیت های مختلف سازمان شاخص هایی وجود دارد نظیر:

هزینه نیروی انسانی  مورد نیاز برای تولید کالاها و خدمات ، کیفیت کالاها و خدمات ،زمان مصروفه برای عملیات ، میزان استفاده از ماشین آلات و تجهیزات در تولید کالاها و خدمات ، هزینه توزیع کالاها و خدمات ، درجه رضایت مصرف کنندگان و مشتریان و ارباب رجوع از محصو لات سازمان ، نحوه رفتار و تلقی کارکنان نسبت به سازمان متبوع.

-         تجزیه و تحلیل و بررسی عملیات و طرز انجام  کارها

در این ارتباط وظلیف مربوط به هر شغل با توجه به معیارها و ضوابط عقلایی مطرح می شود تا با انجام کارها و رفتار خاص توسط کارمند و کارگر ، هدفهای هر شغل محقق شود در این رابطه لازم است:

1-     وظایف هر شغل دقیقا" مشخص شود

2-      نحوه انجام وظایف مشخص شود

3-     دانشها و مهارتهای لازم برای انجام وظایف شغل مشخص شود .

-         تجزیه و تحلیل و بررسی افراد

 لازم است طرز کار افراد موجود و مشاغل در سازمان مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد و معلوم شود چه دانشها ، مهارتها و طرز رفتارها و به چه میزان احتیاج دارند تا به حد مطلوب کارایی برسند .

وظایف مسئولین آموزش:

1-     اطلاع کامل از ماموریت ، اهداف و استراتژی های سازمان و همچنین استراتژی های نظام مدیریت منابع انسانی

2-   برآورد احتیاجات آموزشی از طریق بررسی آمارها و گزارشات واصله از واحدهای هماهنگی سرپرستان اجرایی، مطالعه و تحقیق در زمینه پیشرفت های عملی و تکنولوژیکی در رابطه با کار موسسه و پیشنهاد آموزشهای جدید

3-     تنظیم برنامه های آموزشی با توجه به تمام ملاحظات بالا

4-     پیش بینی وسایل ، مربی ، کلاس درس و سایر تسهیلات لازم جهت آموزش

5-     نظارت در اجرای صحیح برنامه های آموزشی

6-     تشویق کارکنان و حتی مدیران و سرپرستان به کسب دانش و افزایش مهارت های لازم

7-     کنترل و ارزیابی عملکرد برنامه های آموزشی

8-     تنظیم گزارشات بعد از آموزش و ارائه این گزارشات به مدیریت مؤسسه.

روشهای آموزشی:

منظور از روشهای آموزشی شیوه های ارائه مطالب و محتوای برنامه های آموزشی توسط استادان  و مربیان آموزشی می باشد.

انتخاب و کاربرد شیوه های آموزشی ارتباط مستقیم با سطح اطلاعات و تجربیات شرکت کنندگان در دوره ها و محتوای آموزشی مربوطه دارد.لازم است روشهای آموزشی طوری انتخاب شوند که به بهترین نحو محتوای برنامه های آموزشی را انتقال دهند برخی از مهمترین روشهای آموزشی عبارتند از:

روش کلاس ،  سخنرانی ، بحث و گفتگوی گروهی هدایت شده ، سوال و جواب ، بررسی موارد خاص (مورد پژوهی ، تمرین عملی ، کار در کارگاه ، سممینار ، ایفای نقش ، میز گرد ، کار در گروههای کوچک ، همانند سازی ، تحقیق انفرادی و گروهی و ......

به منظور پیاده کردن روشهای آموزشی از وسایل ، امکانات و تجهیزات آموزشی استفاده می شود . امکانات و تجهیزات شامل : کلاس درس ، تخته سیاه ، لوازم التحریر ، میز ، صندلی ، جزوات و کتب آموزشی می باشند. ضمنا" از وسایل کمک آموزشی  همچون وسایل سمعی و بصری ( تلوزیون مدار بسته ، دستگاههای نمایش فیلم ، اسلاید ، پروزکتورهای اورهد و اوپک ) استفاده می شود.

-         روشهای آموزشی کارکنان اجرایی:

برای بالا بردن مهارت کارکنان اجرایی روشهای آموزش مختلف به کار برده می شود:

1-     آموزش ضمن کار

2-     آموزش استاد شاگردی

3-     آموزش در شرایط مشابه ، قبل از آغاز کار

4-     کارآموزی همراه با آموزش نظری

5-     آموزش مکاتبه ای

6-     دوره های خارج از موسسه

7-     کار آموزی با ماشین های آموزشی

روشهای آموزش مدیران و سرپرستان:

1-    آموزش ضمن خدمت

2-     گردش در مشاغل مختلف

3-     ایفای نقش

4-     روش تصمیم گیری

5-     خود اموزی

6-     اموزشی گروهی

7-     آموزش از راه دور و اموزشهای آزاد

8-     آموزشهای دانشگاهی مدریت

آموزش و پرورش مدیران زن:

مدیران زن در اغلب جوامع جهان حتی در کشورهای توسعه یافته صنعتی مانند آمریکا، زاپن و کشورهای اروپایی ، به دلیل تفاوتهای ارزشی و فرهنگی رفتارهایی متفاوت با مردان دارند. این تفاوتها باعث شده است که زن و مرد در نظام های اجتماعی در دو قطب یک پیوستار تصور شوند در حالیکا ارزشهای دوگانه کاملا" مکمل یکدیگر بوده و لازم و ملزوم هستند.

رفتارهای خاصی که معمولا" مدیران زن در صحنه ای که مردان بر آن تسلط دارند از خود نشان می دهند نیاز آموزشی خاصی برای مدیران زن مطرح می سازد.که این موارد برای مدیران مرد چندان مورد نیاز نیست. از جمله موضوعات مورد تایید تاکید عبارتند از :

-         توسعه مهارتهای شغلی در حد ایجاد اعتماد به نفس در آنها

-         توسعه مهارتهای مدیریت در زمینه روابط بین کارکنان

-         دستیابی به استراتژی هاییی که بتواند باعث تغییر فرهنگ سازمانی گردد

-         بررسی اینکه هدف از اشتغال مدیران زن چیست

-         تمام ملاحظات آموزشی مدیریت برای مدیران زن باید بر حفظ هویت زن تاکید داشته باشد.

لازم است سازمان هایی که آموزش های مدیریت ارائه می نمایند دوره های خاصی برای مدیران زن طراحی و اجرا نمایند و به تدریج مدیران زن کشور جایگاه مدیریتی خود را با دیدن آموزشهای لازم ، محکمتر نمایند.

ارزشیابی برنامه های آموزشی:

منظور از ارزشیابی همیشه آن است که میزان نزدیکی عملیات انجام شده با هدف مورد نظر سنجیده شود و بدینوسیله اشکالات و معایب رفع گردد و این امر از طریق مقایسه وضع موجود با هدف تعیین شده صورت می پذیرد .

از طریق ارزشیابی برنامه های اموزشی می توان پی برد که دوره های آموزشی دارای خصوصیاتی که از قبل برنامه ریزی شده بودند ، هستند و تایید شدو که کارکنان تا چه حد از دانشها و مهارتهایی که طی دوره کسب کرده اند به طور مفید و مؤثر در انجام وظایف شغلی خود استفاده می کنند و اصولا" آیا تغییرات مطلوب در نحوه رفتار و عمل آنها  حاصل شده است یا خیر ؟

در واقع در امر آموزش هدف اساسی ارزشیابی ، بررسی میزان تغییری است که در اثر اجرای برنامه آموزشی در افراد حاصل شده است و ارزیابی برنامه آموزشی به طور کلی و در مقیاس وسیع سازمانی حصول اطمینان از ازدیاد بازده به دست آمده یا خدمات ارائه شده از جهت کمی و کیفی و ایجاد روحیه مناسب در کارکنان است . هدفهای ارزیابی برنامه های آموزشی را در سازمان به شرح زیر می توان مطرح کرد :

1-     سنجش و تشخیص میزان پیشرفت آموزش گیرندگان

2-     جلو گیری از تکرار انحرافات ، رفع و تصحیح  نواقص و ارائه راه حل های مناسب در مورد برنامه های آموزشی

3-     سنجش سودمند بودن روشهای آموزشی ، شیوه تدریس و رفتار اساتید و آگاهی بر مسایل و مشکلات آنها

4-     کسب اطلاعات لازم در رابطه با پیشرفت عملیات کلی سازمان

ارزیابی برنامه های آموزشی به طرق زیر است :

-ارزشیابی قبل از شروع دوره

- ارزشیابی حین اجرا و در پایان دوره

- ارزشیابی مدتی پس از خاتمه دوره آموزشی