تاثیرفناوری بر افراد–بوروکراسی اندازه وچرخه حیات سازمان

اثرمتداول اینترنت و فناوری اطلاعات 
شمار کاربران اینترنت در سال 2000 میلادی بیش از 30 میلیون نفر بوده است .درسال 2005 به حدود یک میلیارد نفررسید و پیش بینی شده بود که این تعداد برای سال 2010 به 5/1میلیارد برسد.  یک سوم از رشد اقتصاد آمریکا در محدوده سالهای 1996 تا 1999 ، به طور مستقیم به گسترش اینترنت مربوط می شود . در حال حاضر ، بیش از 2 میلیارد صفحه web و بیش از 17 میلیون «دامین» (DAMAIN)ثبت شده‌‌، وجود دارد‌. این حقایق بیش از هر چیز نشان می دهد که اینترنت اثر مهمی بر روی چگونگی‌، چرایی‌ و ‌زمان و مکان کار مردم داشته است‌.

بیشترین تاثیر اینترنت و فناوری اطلاعات بر قشر تحصیلکرده ، ‌ماهر و علاقه‌مند به موفقیت بوده است. از آنجائی که ، افراد تحصیلکرده ، ماهر و علاقه مند به موفقیت در موقعیتهای مهم سلسله مراتب سازمانی مشغول به کارند و بنابراین اثر بیشتری را بر موفقیت همه جانبه سازمان دارند ، ما نیز می باید توجه خود را بر اثر اینترنت روی این گروه کارکنان متمرکز کنیم .

استفاده از اینترنت برای کارمندیابی 

استفاده از اینترنت در شیوه های جدید کار 

استفاده از اینترنت برای توسعه قابلیت‌های کارکنان

فناوری، موجب تغییر کارها و سازمان ها شده است. برای مثال به جای سرپرستی مستقیم، کارها به وسیله رایانه کنترل می شوند و در نتیجه حوزه کنترل مدیران گسترش یافته و سازمان ها در سطح افقی، گسترده تر می شوند

با توجه به این واقعیات باید گفت که فناوری اطلاعات یکی از عوامل مهم محیطی به شمار می آید که بر موقعیت ، عملکرد و سرنوشت جوامع، سازمانها و افراد اثرات جدی می گذارد

بحث در مورد تاثیر فناوری اطلاعات بر افراد، سازمانها و جامعه موضوع تازه‌ای نیست و از ابتدای پیدایش و گسترش فناوری اطلاعات این موضوع مورد بحث قرار گرفته است. هنوز هم افرادی وجود دارند که معتقدند بشر به وسیلة تکامل تکنولوژی تهدید شده است

استفاده از رایانه و فناوری اطلاعات برخی از تغییرات را در سازمانها ایجاد کرده است. این تغییرات در حوزه هایی مثل ساختار، اقتدار، قدرت، محتوای شغل، سلسله مراتب شغلی کارکنان، نظارت و شغل مدیران دیده می شود.

سلسله مراتب سازمانی فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری و کارایی ، حیــــطه کنترل گسترده‌تر و کـــاهش تعداد متخصصان را مجاز می‌داند. فناوری اطلاعات به سازمانها اجازه می دهد تــا دانش متخصصان را تحت کنترل درآورد و نیاز به تخصصــهای فنی را در سازمان کاهش می دهد.

واحدهای ویژه
تغییر دیگر در ساختار سازمانی، امکان ایجاد یک مرکز تکنولوژی، یک مرکز تجارت الکترونیک، یک بخش سیستم‌های پشتیبانی تصمیم و یا یک بخش سیستم‌های هوشمند است. بدین ترتیب واحدهای ویژه ای جهت مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در سازمان ایجاد می‌شود

تمرکز قدرت یا اختیار
اینکه آیا استفاده گسترده فناوری اطلاعات منجر به تمرکز یا نبود تمرکز در عملیات کسب و کار و مدیریت خواهد شد یا نه ممکن است به فلسفه مدیریت عالی بستگی داشته باشد. هر چه میزان کنترل و تاثیر کارکنان رده پایین سازمان بر فرایند تصمیم گیری در سازمان بیشتر باشد، می‌توان نتیجه گرفت که تمرکز در سازمان کمتر شده است و اگر با بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان ،میزان کنترل و تاثیر مدیران بر فرایند تصمیم بیشتر شود،تمرکز بیشتر خواهد بود.بنابر این نمی‌توان در این مورد یک الگوی مشخص و واضح ارائه داد‌.
قدرت و موقعیت
با توجه به اینکه اطلاعات یک منبع قدرت است، با ورود سیستم های اطلاعاتی در سازمان میزان اطلاعات تحت کنترل افراد تغییر خواهد کرد و بدین ترتیب قدرت افراد (قدرت ناشی از اطلاعات) تغییر خواهد کرد

محتوای شغل
یکی از اثرات فناوری اطلاعات بر محتوای برخی مشاغل هم در سازمانهای دولتی و هم در سازمانهای خصوصی است. تغییرات در محتوای شغل هنگامی رخ می‌دهد که کار طراحی مجدد شود و از آنجایی که با ورود و توسعه فناوری اطلاعات ،ماهیت برخی از فعالیتهای سازمان تغییر می‌کند، طراحی مشاغل تغییر کرده و به تبع آن محتوای شغل نیز تغییر خواهد کرد

تغییرات در شرایط احراز شغل و آموزش
با توجه به اینکه فعالیت با فناوری اطلاعات،فنون جدید کاری را می‌طلبد، شرایط احراز شغل و آموزش کارکنان نیز بدبن دلیل تغییر خواهد کرد.زیرا مهارتهای سابق کارکنان پاسخگوی این نیازها نخواهد بود

تغییرات در نظارت
این حقیقت که کار کارکنان به صورت خطی (online) انجام و به صورت الکترونیک ذخیره می شود، احتمال و امکان نظارت بیشتر را فراهم می کند. فناوریهای اطلاعات در واقع وسیله ای برای تسهیل کنترل و نظارت هستند

کار و فناوری اطلاعات 
سیستمهای اطلاعاتی به راههای مختلف بر افراد تاثیر می گذارند. چیزی که برای یک فرد مزیت است، برای دیگری ممکن است این چنین نباشد. برخی شیوه هایی که فناوری اطلاعات ممکن است افراد، ادراکات و رفتارشان را تحت تاثیر قرار دهند، در این بخش از نوشتار بررسی خواهند شد

تاثیر بر رضایت شغلی
اگر چه برخی شغلها ممکن است به وسیله فناوری اطلاعات به طور اساسی خیلی غنی شوند، شغلهای دیگر ممکن است خیلی تکراری و کمتر رضایت بخش بشوند.
برای مثال در ابتدای سال 1970، محققان پیش بینی کردند که سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر نظر یا رای مدیریتی را در تصمیم گیری کاهش می دهند و بنابراین مدیران ناراضی ایجاد می کنند.
فاقد صفات انسانی کردن
یک انتقاد غالب در مورد سیستم‌های پردازش داده های سنتی، اثر منفی بالقوه آنها بر شخصیت ( فردیت) افراد است. آنها فعالیتهایی را که کامپیوتری می شوند را فاقد صفات انسانی و فاقد شخصیت می‌کنند. برخی از افراد احساس می‌کنند که به خاطر کامپیوتری شدن فاقد هویت و صفات انسانی هستند. از طرف دیگر برخی افراد آن‌قدر به وب معتاد می شوند که فعالیتهای روزمره و منظمشان را در محل کار یا خانه از قلم می اندازند و مشکلات سازمانی و اجتماعی جدیدی ایجاد می کنند.
اثرات روانی
اگر افراد تشویق شوند تا از محل زندگی‌شان خرید کنند و در همانجا کار کنند، اثرات روانی بدی مثل افسردگی و تنهایی به‌وجود می آید. در بعضی از کشورها، این طبیعی است که بچه ها در خانه از طریق فناوری اطلاعات به مدرسه بروند، اما فقدان تماس و ارتباط اجتماعی می تواند توسعه‌های اخلاقی، شناختی و اجتماعی شان را آسیب بزند

تشویش اطلاعاتی 
یکی از تاثیرات منفی عصر اطلاعات اضطراب یا تشویش اطلاعاتی است. 
دیگر اشکال تشویش اطلاعاتی عبارتند از: 
1- تشویش در مورد ناتواناییهایمان در نگهداری حجم داده ها. 
2- تشویش در مورد کیفیت اطلاعات در دسترس بر روی وب. این اطلاعات اغلب به روز نیستند و ناقص هستند.
3-منابع «برخط» زیاد.
4- تشویش در مورد اینکه خیلی خوب آگاهی داده نمی شود یا خیلی دیر آگاهی داده می شود.
بین 60 تا 80 در صد افرادی که اطلاعات خاصی را بر روی وب جستجو می کنند، نمی توانند آنچه را که می خواهند پیدا کنند. این مسئله همچنین بر تشویش اطلاعات می افزاید. زیرا هنگامی که داده ها خیلی زیاد باشند، تفاوت بین داده و اطلاعات و حقیقت و دانش، مبهم می شود. برای برخی کاربران اینترنت، تشویش از حجم بیش از اندازه اطلاعات ناشی می شود که ممکن است بی خوابی، خواب کم یا ناکافی را موجب شود.
تاثیر بر ایمنی و سلامتی
رایانه‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی بخشی از محیط شغل هستند که ممکن است به‌طور معکوسی بر ایمنی و سلامتی افراد اثر بگذارند. در ادامه این اثرات را مطرح می کنیم

الف - استرس شغلی
افزایش در حجم کار و یا مسئولیتها می تواند استرس شغلی را افزایش دهد.اگرچه رایانه ای کردن به سازمانها به وسیله افزایش بهره وری سود می رساند، همچنین موجب افزایش حجم کاری نیز می شود. برخی کارکنان احساس می کنند که در حجم بیشتری از کار غوطه ور شده اند و احساس تشویش در مورد شغل و عملکردشان می‌کنند. این احساسات تشویش می تواند به طور معکوسی بر بهره وری کارکنان تاثیر بگذارد. مدیران می توانند به وسیله توزیع مجدد حجم کار میان تعداد بیشتری از کارکنان استرس شغلی ناشی از این مسئله را کاهش دهند.
ب - نمایش تصویری
ظهور ترمینال‌های نمایش تصویری می‌تواند بر بینایی افراد تاثیر منفی بگذارد.
ج - آسیبهای ناشی از فشار کارهای تکراری
یکی ازدیگر خطرات بالقوه ایمنی و سلامت، آسیبهای ناشی از فشار کارهای تکراری مثل کمر درد، کشش ماهیچه در مچ دست و انگشتهاست که این نوع از آسیبها مربوط به استفاده بلند مدت از صفحه کلید است

فناوری اطلاعات

«فناوری»اطلاعات شامل هرگونه تجهیزات ،سیستم یا زیر سیستم هایی از تجهیزات است که بطور خودکار جهت دستیابی ،ذخیره سازی،دست کاری ،مدیریت ،کنترل،نمایش،تغییر،مبادله،یا،دریافت ،داده ها یا اطلاعات به وسیله موسسات اجرایی به کار گرفته میشوند، میباشد.

در تعریف دیگر فناوری اطلاعات شامل  نرم افزار ها و سخت افزار هایی است که به وسیله یک سازمان جهت پشتیبانی از جریان یا پردازش اطلاعات به منظور پشتیبانی از فعالیت های سازمان صرفه نظر از اینکه فناوری فقط شامل رایانه ها ،وسایل ارتباطی یا فناوری های دیگر باشد ،به کار برده می شود.

دو دیدگاه مختلف در مورد فناوری اطلاعات وجود دارد :

فناوری اطلاعات زیر مجموعه ای از سیستم های اطلاعاتی

فناوری اطلاعات  مترادف و هم عرض با سیستم های اطلاعاتی

بر اساس یک دید سیستمی :

فناوری اطلاعاتی زیر مجموعه سیستم های اطلاعاتی

سیستم های اطلاعاتی زیر مجموعه سیستم های کاری

سیستم های کاری زیرمجموعه سازمان

سازمان زیر مجموعه مجموعه محیط کسب وکار

مزایا و محدودیت های استفاده از سیستم های و فناوری های اطلاعاتی در سازمان ها

الف )مزایای سیستم ها وفناوری های اطلاعاتی :

1- تسهیل یادگیری سازمانی و تبدیل سازمان سنتی به سازمان یادگیرنده

2- به روز کردن اطلاعات ودانش سازمانی و ایجاد توانایی تحلیل اطلاعات

3- ذخیره سازی حجم بالایی از اطلاعات در سازمان

4- تسهیل برقراری ارتباطات سریع ،صحیح ارزان  درون سازمانی و بین سازمانی

5- رواج کار از راه دور نظیر انجام کارها در منزل

6- افزایش بازارهای مجازی جهت خرید و فروش کالاها  نظیر خرید  و فروش کالاها در شبکه اینترنت

7- کارآفرینی در زمینه های مختلف سخت افزار ،نرم افزار ،شبکه،امنیت شبکه ،مخابرات ،کارت های هوشمند ،شرکت های مشاوره و ...

8- سرعت بخشیدن به انجام کارها به دلیل استفاده های پیپرلس

9- کارا شدن ساختارها به دلیل کوتاه تر شدن سطوح ساختاری و امکان استفاده از ساختارهای مجازی

10-کمک به مدیران در انجام هر چه بهتر وظایف متداول نظیر برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری ،کنترل و...

ب) محدودیت های سیستم ها و فناوری های اطلاعات :

1- سر در گمی مدیران سازمانی به دلیل تغییرات سریع فناوری های  اطلاعاتی مورد استفاده در سازمان

2- از بین رفتن حریم خصوصی افراد در سازمان

3- امکان انتشار  و یا صدمه دیدن اطلاعات مهم سازمان به دلیل ورود غیر مجاز افراد سود جو  به حریم اطلاعاتی سازمان

4- نیاز به مهارت های سطح بالا جهت کار با سیستم ها و فناوری اطلاعاتی

5- نیاز به سرمایه های قابل توجه جهت خرید سیتم ها و فناوری های پیشرفته اطلاعاتی

6- نیاز به تدوین و اجرای مقررات جدید و به روز جهت برقراری امنیت سیستم های اطلاعاتی

7- کاهش انگیزه های کارکنان به دلیل کاهش ارتباطات چهره در سازمان

الف)اثرات ساختاری سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی برسازمان

ساختارسازمانی مبین روابط تنظیم شده بین افراد و  گروههای در یک سازمان میباشد.

ساختار سازمانی در حقیقت بیانگر نحوه آرایش نیروها و منابع سازمان در برابر محیط وعوامل محیطی است.

اثرات ساختاری سیستم های اطلاعاتی در قالب اثرات عام و خاص:

1-الف)اثرات عام سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی بر ساختار سازمان:

1.تسهیل ارتباط بین کارکنان بخش های مختلف سازمان

2.تسهیل ارتباط سازمان با مشتریان و ذینفعان سازمان

3.تسهیل ایجاد زنجیر ارزش سازمانی

2-الف)اثرات خاص سیستم ها وفناوری های اطلاعاتی بر ساختار سازمانی:

1.تمرکز:تجمع اختیار تصمیم گیری در راس هرم سازمان و عدم تمرکز یعنی توزیع اختیار تصمیم گیری در سراسر سازمان ودر سطحی که درآن انجام میشود.

2.رسمیت: شامل مقررات روشها ومدارک کتبی است که به موجب آنها شرح وظایف ,دستورالعمل ها و فرمان هایی که کارکنان باید آنها را رعایت واجرا کنند مشخص میشود.

3.پیچیدگی:تعداد کارها یا سیستمهای فرعی است که درون یک سازمان انجام میشود یا وجود دارد ودارای سه بعد عمودی,افقی و جغرافیایی میباشد.

4.تفکیک افقی: میزان تخصص گرایی که بوسیله تعداد متخصصان شغلی ومدت دوره آموزشی مورد نیاز برای هر نفر اندازه گیری میشود.

5.تفکیک عمودی: به عمق یا ارتفاع سلسله مراتب در سازمان اشاره دارد.

در باب تاثیر سیستمهای اطلاعاتی وفناوری اطلاعات بر تمرکزسازمان سه نظریه زیر در ادبیات موضوع به چشم می خورد:

1.افرادی که معتقدند که سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات سبب تمرکز در تصمیم گیری میشود (وایزلرولویت)

2. .افرادی که معتقدند که سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات سبب عدم تمرکز در تصمیم گیری می شود(فیفرولپلباسیی)

3. افرادی که معتقدند که سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات سبب هم تمرکز هم عدم تمرکز میشود(رولبی )

نتیجه گیری از سه نظریه فوق:

سیستم های و فناوریهای اطلاعاتی به دلیل تسهیل دسترسی مدیریت عالی سازمانی به اطلاعات کلیدی راهبردی از یکسو می تواند تمرکز در تصمیمات راهبردی را افزایش دهد. به دلیل بالا بودن توان نظارتی مدیران عالی می تواند باعث تفویض اختیارات بیشتری از طرف آنان به مدیران میانی و عملیاتی گردد که در نتیجه آن عدم تمرکز در تصمیمات راهکاری و عملیاتی را افزایش دهد.

ب)اثرات رفتاری سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی:

استیفن رابینز این اثرات بر سازمان ها را تحت عنوان اثرات سازمانهای الکترونیکی در سه سطح فرد،گروه و سازمان مورد بررسی قرار داده است.

چهار ویژگی سازمان های الکترونیکی که آنها را از سازمان های سنتی متمایز می کند از دیدگاه رابینز:

1.به دلیل نو پا بودن سازمان های الکترونیکی قواعد مورد قبول عامه در این سازمان ها کمتر به چشم می خورد.

2.در سازمان های الکترونیکی،سرعت حرف اول را می زند.

3.  در سازمان های الکترونیکی،ساختار فیزیکی عامل تعیین کننده به حساب نمی آید.

4. در سازمان های الکترونیکی،اطلاعات انسجام یافته حرف اول را می زند.

اثرات سازمان های الکترونیکی بر رفتار افراد،گروه ها و سازمان ها:

الف)سازمان های الکترونیکی و رفتار های فردی:

1.عواطف         2. اخلاق       3.انگیزش       4.جبران خدمات

ب)سازمان های الکترونیکی و رفتار گروهی:

1.تصمیم گیری   2.ارتباطات سازمانی   3.رهبری    4.اعتماد سازی    5.سیاست های سازمانی و شبکه ای شدن   6.آزار جنسی و بد رفتاری های کلامی

نکته:سه محور اصلی برای ایجاد تمایز میان سازمان های الکترونیکی و سنتی:

1. سرعت تصمیم گیری    2.اهمیت انعطاف پذیری   3.نیاز به تغییر نگرش ها نسبت به آینده

ج)سازمان های الکترونیکی و سیستم های سازمانی:

1.ساختار های سازمانی:ساختار های حاکم و غالب در سازمان های الکترونیکی به وسیله شبکه های ارتباطی که به آنها وصل هستند،شکل می گیرند.

2.طرح کار:شبکه ها و ارتباطات الکترونیکی به شکل دهی محل کار و طراحی مجدد مشاغل متناسب با کارکرد های سازمان های الکترونیکی کمک می کنند.

3.انتخاب کارکنان: اهمیت فراوان انتخاب کارکنان شایسته برای سازمان های الکترونیکی معمولا از طریق این واقعیت نشان داده می شود که سرمایه گذاران ریسک پذیر به هنگام تصمیم گیری در خصوص سرمایه گذاری یا عدم سرمایه گذاری در یک شرکت مبتنی بر اینترنت بیشترین اهمیت را برای افرادی که در آن شرکت کار می کنند،قائل هستند.

4.تعادل میان کار و زندگی:ایجاد توازن میان زندگی کاری و زندگی شخصی،یکی از مهمترین مباحث دهه های بعدی خواهد بود.

ج)اثرات اقتصادی سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی بر سازمان ها:

1.نظریه اقتصاد خرد:بر مبنای این نظریه سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی یکی از عوامل تولید به شمار می آید که می تواند به آسانی جانشین سرمایه و نیروی کار شود.

2.نظریه داد و ستد:بر اساس این دیدگاه شرکت ها می کوشند از هزینه های داد و ستد و هزینه های تامین منابع خود از بازار بکاهند.

3.نظریه نمایندگی:بر اساس این نظریه،کارفرما(مالک)گروهی نماینده(عامل یا کارمند)استخدام می کند تا از جانب وی کارها را انجام دهند و اختیارات محدودی نیز به آنها تفویض می کند.

د)اثرات اجتماعی - فرهنگی سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی بر سازمان ها:

از دید گاه جامعه شناسان،سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی به مدیران سازمان این امکان را می دهد تا تمرکز و یا عدم تمرکز در قدرت و تصمیمات را به صلاح دید خود و به عنوان شیوه های پایدار به بهترین نحو ممکن عملی سازند.

چرخه حیات یک سازمان:
چرخه حیات سازمان مهم ترین مسئله ای است که هر شرکتی با آن روبرو می شود. ساختار سازمانی در درجه دوم اهمیت قرار دارد. چرخه حیات سازمان نشان می دهد که یک شرکت چگونه رشد می کند ، بزرگ می شود (توسعه می یابد) و سرانجام می میرد (منحل می گردد). چرخه حیات سازمان مانند چرخه حیات محصول در عملیات بازاریابی است. مراحل چرخه حیات سازمان عبارتند از: تولد- رشد- بلوغ- پیری و مرگ.