سیستمهای مکانیکی و ارگانیک

« تام برنز و جی.ام. استاکر » با توجه به مطالعاتی که روی بیست شرکت انگلیسی و اسکاتلندی انجام داده اند جایگاه سازمان‌ها را از نظر نوع ساختار مدیریت به دو سازمان مکانیکی وارگانیکی تشبیه کرده‌اند. هر دو شکل از سیستم با این هدف به وجود آمده اند که با شیوه ای بسیار کارا از منابع انسانی نهایت استفاده را ببرند. هر یک از این سیستمها ویژگیهای خاص خود را دارند.

سیستمهای مکانیکی:

یک سیستم مکانیکی براساس قانونمندی تحمیل شده توسط ساختار درونی و قوانین علّی ذاتی اش عمل می کند، مثل یک ساعت یا یک اتومبیل. از آنجایی که در سیستم های مکانیکی انتخابی وجود ندارد، خود یا اجزایشان نمی توانند مقاصدی مختص به خود داشته باشند. اما یک سیستم مکانیکی می تواند وظیفه ای داشته باشد که مقاصد موجودی، خارج از آن را برآورده می کند و به همین ترتیب اجزای سیستم نیز وظایف فرعی مخصوصی به خود دارند.سیستم های مکانیکی می توانند باز باشند و یا بسته. اگر رفتارشان به وسیله هیچ رویداد یا شرایط بیرونی متاثر نشود بسته هستند و درغیر این صورت باز خواهندبود. جهان از دیدگاه نیوتن به منزله یک سیستم مکانیکی بسته (خودشمول) بـدون هیچگونه محیطی، دیده می شد. در مقابل، سیاره زمین به منزله سیستمی که حرکتش به وسیله سایر سیاره ها، ستاره ها و نیروهای دیگر متاثر می شود انگاشته می شد، از این رو یک سیستم باز فرض می شد. آن اجزایی که بدون آنها یک سیستم توانایی اجرای وظایفش را ندارد، اجزای ضروری و باقی اجزا غیرضروری به حساب می آیند. به عنوان مثال، موتور اتومبیل یک جزء ضروری است درحالی که فندک آن این چنین نیست.

ویژگیهای سیستمهای مکانیکی:

یک سیستم مدیریت مکانیکی، مناسب شرایطی است که باثبات و پایدار باشد. ساختارهای مکانیکی با ویژگیهایی نظیر پیچیدگی و رسمیت زیاد و تمرکز گرایی شناخته می شوند، چنین ساختارهایی با وظایف یکنواخت مناسبت داشته و بر رفتارهای برنامه ریزی شده متکی بوده و در واکنش به رویدادهای پیش بینی نشده نسبتاً کند عمل می کنند.

1. کارهایی که نیاز به تخصص ویژه دارند از سایر کارها متمایز می گردند. کسانی که کارهای تخصصی و ویژه را انجام می دخند علاقه شدید دارند که شیوه های انجام دادن کارها را بهبود بخشند و وسایل و ابزار جدیدی به کار گیرند.

2. روابط بین اعضا به طورت عمودی است، یعنی رابطه باید به صورت رئیس و مرئوسی باشد.

3. کارها، نوع رفتار و وظایف طبق بخشنامه ها، دستورالعملها و تصمیماتی که گرفته شده به وسیله سرپرستان و مقامات ارشد به اجرا درمی آید.

4. برای دانش، تجربه و مهارتهایی که در درون سازمان وجود داشته باشد اهمیت بیشتری قائل می گردند.

5. اشخاصی که به تصدی شغلی گمارده می شوند باید آموزشهای شغلی و تخصص لازم را دیده باشند.

6. فعالیت رسمی سازمان بیشترین اهمیت را دارد و مدیریت از مقررات و خط مشی ها، رویه ها و آئین نامه های حاکم بر سازمان تبعیت می کند.

7. همچنین برای اطمینان یافتن از انجام منظم و مداوم وظایف و مسوولیتها مقررات و
آئین نامه هایی تدوین می شود.

سیستم های ارگانیکی:

سیستم های ارگانیکی، سیستم هایی هستند که حداقل یک هدف (GOAL) یا مقصود (PURPOSE) از خودشان دارند. مثل حفظ بقا، که رشد برای آن اغلب عاملی ضروری تلقی می شود. درحالی که اجــزایشان هیچ هــدف و مقصـودی را پی نمی گیرند اما وظایفی درخدمت هدف و مقصود سیستم کلی دارند. سیستم های ارگانیکی ضرورتاً باز هستند، یعنی تحت تاثیر عوامل بیرونی قرار می گیرند. بنابراین، تنها زمانی قابل فهم هستندکه در پیوند با محیطشان بررسی گردند. محیط هر سیستم شامل مجموعه ای از متغیرهاست که می توانند رفتار سیستم را متاثر کنند. اجزای یک سیستم ارگانیکی، هم می تواند ضروری باشد و هم نباشد. به عنوان مثال قلب یک جزء ضروری برای سیستم انسان است درحالی که ناخن چنین نیست.

ویژگیهای  سیستمهای ارگانیکی:

اگر شرایط در حال تغییر باشد و پیوسته مسئله های تازه ای به وجود آید و نیز شرایط یا موقغیتهای آینده را نتوان پیش بینی کرد، سیستم مدیریت ارگانیک مناسب خواهد بود. ساختارهای ارگانیکی نسبتاً منعطف و انطباق پذیر بوده، داشتن تعهد به سازمان، بدون توجه به میزان تخصص. تأکید بر ارتباطات موازی بجای عمودی دارند، ارتباطات بین مقامهای مختلف بیشتر جنبه مشاوره دارد نه فرماندهی، نفوذ در آنها بجای اینکه بر مبنای اختیارات ناشی از پست سازمانی باشد براساس مهارت و دانش صورت می گیرد. مسوولیتها بجای اینکه صرفاً براساس شرح شغل باشد، بصورت انعطاف پذیر، تعریف شده و تأکید بجای اینکه بر صدور دستورات باشد برروی مبادله اطلاعات است.

ویژگیهای اساسی ساختار ارگانیک عبارتند از:

اختیارات غیرمتمرکز، قوانین و مقررات کمتر، غیررسمی بودن تعاریف مشاغل، تطبیق با محیط، شبکه ارتباطات شخصی و غیررسمی و همچنین توجه بیشتر به خود کنترلی بجای اعمال کنترل از طریق سلسله مراتب معرفی می کند.  

- اگرچه سیستمهای ارگانیک، همانند سیستمهای مکانیکی، دارای سلسله مراتب اختیارات سازمانی نیستند، ولی در آنها نوعی طبقه بندی قابل مشاهده است. پستهای سازمانی را بر اساس ارشدیت ( یعنی تخصص بالاتر ) تفکیک می نمایند. در تصمیم گیریهای گروهی، اغلب، مقامات ارشد و باسابقه حرف آخر را می زنند، در سیستم ارگانیک، کسی صاحب قدرت و اختیار می گردد که نسبت به بقیه، از توانایی و آگاهیهای بیشتری برخوردار باشد، یعنی « اختیارات در دست بهترین ها » است. میزان اختیارات نیز از طریق اجماع ( توافق نظر ) تعیین می گردد.

- در سیستمهای ارگانیک نسبت به سیستمهای مکانیکی، میزان تعهد به سازمان، بسیار گسترده تر است و فرد متخصص نسبت به کار تخصصی خود تعهد دارد. در سیستمهای ارگانیک به ندرت می توان بین سازمان « رسمی » و « غیررسمی » فرق قائل شد.

- اعضای سازمان درباره ارزشها و هدفهای سازمان باورهای مشترکی دارند و این پدیده می تواند جای خالی سیستم فرماندهی مبتنی بر سلسله مراتب اختیارات سازمانی را ( که در سیستم مکانیکی دیده می شود ) پر نماید.

مدیر ساختار ارگانیک:

مدیر یک ساختار ارگانیک فردی دستپاچه و مضطرب است. وی دائم نگران نوع کاری است که باید انجام دهد. نگرانی او از این بابت است که نمی داند دیگران از او چه انتظاری دارند و پیوسته نگران کارهایی است که دیگران باید انجام دهند. در واقع، هنگامی که یک ساخنار ارگانیک بخواهد به شیوه ای اثربخش کار کند در برابر عوامل محیطی بدین گونه واکنش نشان می دهد:

اگر ابهامی که به صورت ظاهر او را فرا گرفته است قابل توجیه نباشد، این تشویش به صورت رنجش و آزردگی خاطر پدیدار می گردد. در چنین موقعیتی، گاهی همه مدیران و گاهی برخی از آنها آرزوی ساختاری مشخص تر می کنند، یعنی ساختاری که در آن نقشهای افراد تعریف شده باشد. این که فرد مسئول انجام چه کارهایی است؟ باید نگران چه چیزهایی باشد و نسبت به چه کارهایی نگران نباشد. نتیجه چنین می شود که هرقدر پستهای سازمانی، به صورت دقیق تر تعیین شوند، مدیر باید به میزان بیشتری « همه چیزدان » شود، به گونه ای که هیچ وظیفه یا کار تخصصی به صورت کامل یا جزئی، بدون سرپرست و مسئول مستقیم باقی نماند، بار اضافی بر دوش کسی که مسئولیت ندارد، تحمیل نگردد و کسی که باید کاری را انجام دهد بدون اختیارات ذی ربط نباشد. باید مقررات رفتاری را که تاریخچه سازمان کارساز بودن آنها را به اثبات رسانیده، به کار برد و کارهای تخصصی مشخصی را در نظر گرفت تا بتوان بدان وسیله وظایف یا کارهای افرادی که نقسهای دیربط را برعهده گرفته اند واگذار شود و آنها این نقشعا را به صورتی شایسته اجرا کنند؛ بر همین اساس بین اشخاصی که به صورت دائم در پستهای مناسب و شایسته گمارده شده اند، ارتباط برقرار می گردد.

به طور کلی:

مدیریت مکانیکی شیوه‌ای از مدیریت است که سازمان را در حال ایستا نگه می‌دارد ساختار آن را تحکیم می‌بخشد. اما مدیریت ارگانیکی شیوه‌ای است که کلیه افراد سازمان را به صورت واحد زنده و متأثر از یکدیگر در نظر می گیرد. در این روش مدیر، آزادی عمل به افراد اعطا می‌کند و افراد مستقلاً روش کار را انتخاب می‌کنند. یکی از ویژگیهای بارز سازمان‌های ارگانیکی مشارکت افراد در کلیه امور سازمان است که این امر باعث تقویت و پرورش روحیه خلاقیت وکارآفرینی کارکنان می‌شود که خود عامل مهم در بهبود و بازسازی سازمان است. برنز یکی از ضعف‌های مهم ساختار مکانیکی را این‌گونه بیان می‌کند که در سازمان‌های مکانیکی روال معمول برای رسیدگی به موضوعی که خارج از حدود وظایف یک نفر قرار می‌گیرد ارجاع آن به یک کارشناس مربوط و یا سپردن آن به یک مافوق است.

برنز و استاکر در جواب این سؤال که تحت چه شرایطی به کارگیری ساختار ارگانیک بر ساختار مکانیکی ارجحیت دارد معتقدند که: ارجحیت یک ساختار بر ساختار دیگر بستگی به موقعیت دارد همچون:

1- هر قدر که افراد در سازمان از توانایی‌های فکری و ذهنی بیشتری برخوردار باشند به همان اندازه ساختار ارگانیک مناسب‌تر خواهد بود.

2- هر قدر محیطی که سازمان درآن واقع شده است دچار تغییرات بیشتر و سریع‌تر باشد به همان اندازه به اهمیت انعطاف‌پذیری در ساختار ارگانیک افزوده می‌شود.